Sammelrechnungen

Im Modul «Sammelrechnungen können Sie in einer einzigen Rechnung unterschiedliche Lieferungen zusammengefasst dem gleichen Kunden verrechnen.
Eine Sammelrechnung kann beispielsweise dann genutzt werden, wenn man von einem Kunden permanent Aufträge erhält und diese dann in periodischen Abständen gemeinsam in Rechnung stellen möchte.
Der Einsatz von Sammelrechnungen hilft Zeit bei der Abwicklung zu sparen und verursacht zudem auch weniger Buchungen für das Bank- und Kundenkonto,

Durch die Ausgabe Sammelrechnung wird diese wie eine Einzelrechnung gebucht und ist anschliessend in den offenen Debitoren sichtbar.

Abbildung: Fenster zum Zusammenstellen einer Sammelrechnung

Feldreferenzen

Sammelrechnungsnummer

Die Sammelrechnungsnummer wird von «Helper» automatisch vergeben (siehe auch Einstellungen Nummernkreise).

Kundensuchkürzel

Beim Erfassen einer neuen Sammelrechnung können Sie hier das Suchkürzel des Kunden eingeben, um die Adresse und andere Daten des Kunden in die Sammelrechnung zu übernehmen. Statt das Suchkürzel einzugeben können Sie auch die Help-Taste drücken, um eine Liste aller Kunden zu erhalten, aus der Sie dann den gewünschten auswählen können.

Belegdatum

Das Belegdatum erscheint auf der Rechnung.

«Helper» gibt das aktuelle Datum vor, welches Sie noch anpassen können.

Erfassungsdatum

Dieses Datum wird bei der Erstellung gesetzt und kann nicht geändert werden.

Belege

Hier können Sie den Debitorstatus der Sammelrechnung ersehen. (D = Debitor erzeugt, 1 bis 3 = Mahnstufen, Z = Zahlung eingegangen).

Adresse

Mit der Auswahl des Kundenkürzels wird hier die Rechnungsadresse dieses Kunden eingefügt.

Klappmenü «Ansprechperson»

Wählen Sie hier bei Bedarf die Ansprechperson.

Ihr Zeichen

Geben Sie hier die Kundenreferenz ein (Auftragsnummer, Projektbezeichnung).

Aufträge/Lieferscheine

In dieser Liste sehen Sie alle Lieferscheine, die in dieser Sammelrechnung zusammengefasst sind.

Titel

Geben Sie hier den Titel der Sammelrechnung ein (z. B. Rechnung 3. Quartal).

Listenansicht

Mittels Pfeiltasten an der rechten Seite können Sie im Editiermodus die Reihenfolge der Zeilen ändern.

Bemerkung

Geben Sie hier eine Bemerkung ein, die auf der Sammelrechnung erscheinen soll.

Hinweis: Möglicherweise muss Ihr Sammelrechnungsbeleg noch angepasst werden, damit der Inhalt dieses Textfeldes angezeigt wird.

Schlusstext

Erfassen Sie hier einen Schlusstext, der am Ende der Sammelrechnung erscheinen soll.

Zahlungsfrist

Hier können noch die Zahlungsfrist gemäss den Konditionen anpassen.

Klappmenü «Konto»

Hier können Sie auswählen, welches Konto auf dem Einzahlungsschein verwendet werden soll.

Taste «Liste»

Öffnet ein Fenster mit allen Sammelrechnungen, über welches Sie einen anderen Datensatz wechseln können.

Taste «Sammelrechnung»

Klicken auf diese Taste, um die aktuelle Sammelrechnung auszudrucken. Dabei wird ein Debitor erzeugt.

Bei gleichzeitigem Festhalten der Befehlstaste wird die Sammelrechnung in den Druckstapel geschickt.

Taste «Lieferschein»

Es wird zu jeder markierten Zeile in der Listenansicht ein Lieferschein ausgegeben.

Taste «Rechnung»

Es wird zu jeder markierten Zeile in der Listenansicht eine gewöhnliche Rechnung ausgegeben.

Aufträge hinzufügen

Öffnet ein Fenster, über welches Sie aus einer Listenansicht Aufträge (oder eigentlich Lieferscheine) des aktuellen Kunden in die Sammelrechnung aufnehmen können.

Es erscheinen hier nur Lieferscheine, die noch nirgends verrechnet wurden.

Aufträge entfernen

Entfernt einen markierten Auftrag aus der Listenansicht.

Solche Lieferscheine können später in eine andere Sammelrechnung aufgenommen werden.

Optionsfeld «Keine Auftragszeilen drucken»

Gibt eine verkürzte Version der Sammelrechnung aus.

Taste «Summe»

Zeigt die Summe der markierten Zeilen an.

Somit können Sie z. B. prüfen, ob ein vereinbarter Mindestbetrag für eine Sammelrechnung erreicht wird.

Taste «Taste Vorauszahlungen»

Öffnet ein Fenster mit möglicherweise geleisteten Vorauszahlungen.

Taste «Exportieren»

Ermöglicht einen Export der Listenansicht in ein Format, welches in Excel weiterverarbeitet werden kann.

Sie können auch ein vorbereitetes Excel-Dokument auf diese Taste ziehen, wodurch dieses als Vorlage für das neu zu erstellende Dokument benutzt wird.

Taste «Reset»

Löscht einen bereits erstellten Debitor und macht die Sammelrechnung wieder editierbar.

Menüs

• Über die Menüspalte «Sammelrechnung» können Sie nur den Einzahlungsschein nachdrucken, falls beim regulären Druck etwas schiefgelaufen ist.
• Über die Menüspalte «Sammelrechnungsliste» können Sie eine Übersicht aller Sammelrechnungen innerhalb eines wählbaren Zeitraumes ausgeben.

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