Einrichten der Druckersteuerung

Das Einrichten der Formularzuordnungen ist eine komplexe Angelegenheit, die jedoch korrekt vorgenommen beim täglichen Arbeiten viel Zeit erspart.

Grundwissen/Begriffsdefinition

Grundsätzlich kann man steuern von welcher Arbeitsstation (zB Gerät Avor1 Herr Müller, Gerät Avor2 Frau Meier, Gerät Buchhaltung...) welcher Beleg (Rechnung, Laufzettel, Einzahlungsschein...) auf welchem Drucker (Laser 1, Farblaser...) auf welchem Schacht (1, 2, 3, manueller Einzug) mit wievielen Kopien (zB 1 Original und 2 Kopien) ausgedruckt werden soll.

Oder anders gesagt:

Sie haben den Helper auf mehreren Geräten eingerichtet, sie haben mehrere Drucker mit mehreren Schächten im Netzwerk. Je nach Arbeitstation ist es praktischer (näher) den einen oder anderen Drucker zu benutzen. Gewisses Papier (Einzahlungsscheine) haben Sie nur in einem Drucker, Briefpapier und weisses Papier haben Sie in allen Druckern. Bei Rechnungen, Sammelrechnungen und Gutschriften wollen Sie immer eine Kopie für den Kunden und eine für Ihre Ablage (auf weissem Papier) mitdrucken. Sie könnten nun immer manuell den richtigen Drucker/Schacht/Anzahl Kopien wählen, das ist aber für ein effizientes Arbeiten hinderlich und ab und zu würden Sie aus Versehen eine falsche Einstellung vornehmen und die Belege müssten nochmals ausgedruckt werden. Der Helper kann nun für Sie immer den richtigen Drucker/Schacht etc. wählen.

Das Einrichten dieser ganzen Steuerung ist keine triviale Angelegenheit, besonders bei grösseren Installationen und erfordert einige Planung. Es gilt auch die Eigenheiten der verwendeten Betriebsysteme zu beachten, da das automatisierte Umstellen der Drucker und Schächte nicht auf allen Systemen gleich unterstützt wird.

Darum zuerst eine Begriffsdefinition:

Betriebsystem

Im Helper wird unter folgenden Betriebsystemen unterschieden:

• Mac OS 9: Dazu gehören auch OS 8 und die Classicumgebung von OS X.
• Mac OS X: Alle Varianten von OS X. Das automatisierte Umstellen der Drucker funktioniert allerdings erst ab 10.3.
• Windows 98: Dazu gehören auch Windows 95 und ME.
• Windows 2000: Dazu gehören auch Windows NT und XP.

Arbeitsstationen

Eine Arbeitsstation ist ein Gerät auf dem der Helper installiert ist. Eine Arbeitststation hat ein definiertes Betriebssystem. Wenn Sie auf einem Gerät mit verschiedenen Betriebsystemen arbeiten (Mac OS 9/X) müssen Sie zwei Arbeitsstationen im Helper erfassen. Die Arbeitsstation wird vom Helper nicht nur zur Definition der Druckereinstellungen verwendet sondern auch für die Speicherung der individuellen Fensterpositionen. Computer die genau die gleichen Einstellungen hinsichtlich Drucker und Fensterpositionen haben, können dieselbe Arbeitsstation benutzen.

Beleg(Report)

Ein Beleg im Helper ist ein "ausdruckbares Objekt", wie eine Rechnung, ein Laufzettel, eine Umsatzliste, ein Lohnausweis, eine Bilanz etc. Für jeden dieser Belege kann die Druckerzuordnung und das Papierformat festgelegt werden.

Drucker

Ein Drucker(-Datensatz) im Helper speichert den Namen des Druckers im Betriebsystems, das Betriebssystem, das Papierformat und die Schachteinstellungen. Sie müssen also mehrere Drucker(-Datensätze) im Helper definieren, wenn Sie

• einen physischen Drucker von verschiedenen Betriebsystem aus benutzen wollen.
• einen Drucker für verschiedene Papierformate benutzen wollen (A4 hoch und quer).
• ein physischer Drucker auf verschiedenen Arbeitstationen verschieden heisst oder verschiedene Treiber benutzt.
• ein physischer Drucker mehrere Schächte hat.

Papierformat

Unter Papierformat versteht man das Format des Ausdrucks, also ob er A4 oder A5 ist, hoch oder quer, etc. Ein Papierformat ist betriebsystemabhängig und in der Regel druckertypanhängig, oft sogar treiberversionsabhängig. Versuchen Sie die Komplexität Ihrer Installation dadurch zu verringern, dass Sie möglichst gleiche Drucker kaufen und möglichst gleiche Treiberversionen auf allen Computern installieren.

Print-Job-Dialog

Das ist das letzte Fenster, das vor dem Ausdrucken erscheint und in dem Sie zB die Anzahl Kopien angeben können, die gedruckt werden sollen.

Betriebssystemspezifisches Einrichten der Drucker

Da das Umstellen der Drucker von den verschiedenen Betriebsystemen unterschiedlich unterstützt wird, ist auch die Umsetzung unterschiedlich. Hier nun die Konzepte für die verschiedenen Plattformen:

Mac OS 9

Unter Mac OS 9 ist es von Haus aus nicht möglich programmatisch den Drucker und zB die Schachte umzustellen. Die Apple-Guidelines gehen davon aus, das der Benutzer das manuell erledigt. Dies kann auf drei Arten geschehen:

• via die Auswahl (Wenn kein Desktop-Printmonitor aktiviert ist)
• indem der Standarddrucker auf dem Schreibtisch verstellt wird, zB mit Befehl-L im Finder (mit dem Desktop-Printmonitor)
• im Print-Job-Dialog direkt vor dem ausdrucken

Trotz dieser Erschwerung ist es für den Helper möglich die Drucker anzusteuern. Er kann aber nur den Druckertreiber umstellen. Also quasi das gleiche machen, wie wenn man manuell in der Auswahl auf der linken Seite einen anderen Druckertreiber anwählt. Er kann anschliessend nicht auf der rechten Seite einen anderen Drucker wählen, sondern ist dann auf die Standard-Einstellung des Druckertreibers angewiesen. Das hat zur Folge, dass auf einem Mac OS 9 Computer der Druckertreiber sooft dupliziert werden muss, wie es verschiedene Schächte an einem Drucker hat, bzw wie viele verschiedene Drucker mit demselben Treiber benutzt werden sollen. Die Druckertreiber liegen im Systemordner:Systemerweiterungen. Reines Duplizieren (und vernünftige Namen geben) der Druckertreiber reicht allerdings noch nicht aus, da dann immernoch alle Druckertreiber dieselbe Einstellungsdatei verwenden. In dieser Datei, sie heisst üblicherweise "LaserWriter 8 Prefs" oder "LaserWriter 8 Einstellungen" und liegt in Systemordner:Preferences legt das Betriebsystem ab, welcher Drucker (rechter Teil der Auswahl) und welcher Schacht benutzt werden soll (Einstellungen speichern im Print-Job-Dialog). Deshalb müssen mit Resedit oder einem ähnlichen Ressourcen-Editor die duplizierten Druckertreiber modifiziert werden. In einem Stringfeld darin steht nämlich der Name der Einstellungsdatei und der muss nun so geändert werden, dass alle eine eigene haben. Dieses Duplizieren und Modifizieren der Druckertreiber erledigt idR ein Mitarbeiter von pro_File für Sie. Sie erhalten dann eine passende Anzahl Treiber, die ihrem Verwendungszweck nach benannt sind, zB also "LW8 Weiss", "LW8 Brief" und "LW8 EZS".

Diese Treiber müssen nun auf allen Computern, die den Helper verwenden, installiert (dh in den Systemordner:Systemerweiterungen kopiert) werden. Anschliessend ist für jeden Treiber auf jedem Computer folgendes zu tun:

• Gehen Sie in die Auswahl (im Apfel-Menu)
• Wählen Sie den Treiber links in der Auswahl an und wählen Sie den richtigen Drucker im rechten Teil der Auswahl.
• Schliessen Sie die Auswahl.
• Wählen Sie im Menu Ablage/Datei Papierformat, wählen Sie ein passendes Papierformat und klicken sie auf "Ok".
• Wählen Sie in Simpletext oder im Finder den Menubefehl "Drucken"
• Stellen Sie den richtigen Schacht ein und klicken Sie auf "Einstellungen speichern" und beantworten Sie die folgende Frage mit "Ja"

Testen Sie danach (wenn alle eingestellt sein sollten), ob nun durch reines Auswählen des Druckertreibers im linken Teil der Auswahl und anschliessendes Drucken aus dem Finder oder Simpletext die Ausgabe aus dem richtigen Schacht und auf den richtigen Drucker erfolgt.

Mac OS X

Der Print-Job-Setup-Dialog von Mac OS X

Unter Mac OS X (ab 10.3) ist es möglich via Applescript dem Standard-Drucker programmatisch umzustellen. Die Auswahl eines Schachtes ist jedoch nicht ohne weiteres möglich. Dazu müssen für jeden Schacht Voreinstellungen im Print-Job-Dialog gespeichert werden (Zweites Menu von oben). Diese Voreinstellungen werden in einem XML-Dokument im Homeverzeichnis des angemeldeten Benutzers in "Library: Preferences: com.apple.print.custompresets.plist" gespeichert. Diese Datei beinhaltet auch den Namen der zuletzt benutzten Einstellung, die dann beim nächsten Druck-Job auch wieder die voreingestellte Einstellung ist. Der Helper legt beim Aufstarten ein Alias mit dem Namen "ch.helper.custompresets.plist" zu dieser Datei im gleichen Ordner an, da der Name der Datei zu lang ist, um aus dem Helper heraus verwendet zu werden. Um nun zwischen den Einstellungen und damit den Schächten umzustellen, ändert der Helper den Namen der letztbenutzten Einstellung in der Datei.

Es müssen folgende Schritte durchgeführt werden, um die Drucker/Schächte automatisch anzusteuern.

• Definieren Sie alle Drucker im Betriebsystem mit dem passenden Druckertreiber. Geben Sie dem Druckern einen Namen ohne Leerzeichen, da das zu Problemen mit der automatischen Schachtansteuerung führen kann. Benutzen Sie stattdessen "_".
• Speichern Sie im Print-Job-Dialog eine Einstellung für jeden Schacht, den Sie aus dem Helper verwenden wollen mit einem aussagekräftigen Namen (zB Weiss, Brief, EZS)

Testen Sie anschliessend, ob Sie aus Textedit mit reinem Umstellen der Einstellung im Druck-Job-Dialog die richtigen Schächte ansteuern können.

Problemlösung

Falls obengenanntes Vorgehen nicht zum Ziel führt, beachten Sie die folgenden Punkte:

• Sind die Drucker korrekt angeschlossen, eingeschaltet und ist in allen Schächten das richtige Papier drin?
• Drucken Sie eventuell über einen Printserver? Verstellt dieser eventuell die vorgegebenen Einstellungen? Im Zweifelsfall drucken Sie direkt auf den Drucker.
• Verstellt der Drucker intern die Einstellungen, zB weil einzelne Schächte nicht auf A4 eingestellt sind. Testen Sie, ob Sie aus einem einfachen Texteditor (zB Simpletext, Textedit, Wordpad) manuell überhaupt auf alle Schächte drucken können. Lesen Sie im Handbuch des Druckers nach, was er dahingehend für Funktionen eingebaut hat und wie man sie umkonfigurieren kann.

Hinweis: Briefpapier erste Seite und Folgeseiten: Sie brauchen idR zum Ansteuern von erster und Folgeseiten keinen eigenen Treiber für die Folgeseiten (ausser Sie drucken manchmal auch eine erste Seite eines Belegs auf das Folgeblatt), da Sie diese Einstellung im Print-Job-Dialog vornehmen können.