Kunden

Vorbemerkung

Im Modul «Kunden» können die Kundendaten erfasst und gepflegt werden. Es ermöglich ein aktives Datenmanagement und die einfache Ablage von Kundendokumenten.
Hinweis: Kunden, die auch Lieferanten sind, müssen zusätzlich im Modul «Lieferanten» erfasst werden.

Standard-Aktionsschaltflächen

In den meisten Fenstern von «Helper» sind folgende Standard-Schaltflächen zu finden.

Abbildung: Standard-Aktionsschaltflächen

Neu

Neuen Datensatz erstellen

Ändern

Aktuellen Datensatz ändern

Helper wird in den Bearbeitungsmodus versetzt.

Löschen

Aktuellen Datensatz löschen

Vor dem Löschen wird ein Nachfragedialog angezeigt.

Finden

Datensatz finden

In den suchfähigen Feldern kann der Suchbegriff mit dem Platzhalter «*» sowohl nach vorne wie auch nach hinten verkürzt werden.

Beispiele

• Winter* findet Winterthur, Winterberg usw.
• *burg findet Oberburg, Neuenburg usw.
• *ter* findet Winterthur, Matterhorn usw.

Abbruch

Dateneingabe verwerfen und Bearbeitungsmodus schliessen

OK

Dateneingabe übernehmen und Bearbeitungsmodus schliessen

Schaltflächen «+1» / «-1»

Durch Anklicken kann durch die geladenen Datensätze geblättert werden (beispielsweise nach einer Suchanfrage)

Anzeige Datensatz X von X

Orientierungshilfe für die Blätterfunktion

Spezifische Schaltflächen im Kundenmodul

Abbildung: Schaltflächen im Kundenmodul

Schaltfläche «Liste»

Auflistung aller Kunden, um in einen anderen Kunden-Datensatz zu wechseln

Bei gleichzeitigem Drücken der Shift-Taste wird in ein Kundenlisten-Fenster mit erweiterten Verwaltungsmöglichkeiten gewechselt (gefilterte Ansichten, Massenaufgabe-Funktionen usw.).

Schaltfläche «Auswertungen»

Öffnet Fenster, um für mehrere Kunden gleichzeitig Auswertungen zu erstellen

Schaltfläche «Liste Aufträge»

Öffnet Übersichtsliste mit den Aufträgen zum aktuellen Kunden

Bei gleichzeitigem Drücken der Shift-Taste wird ein Fenster mit den «Auftragszeilen nach Kunde» aufgerufen.

Schaltfläche «Ansprechpersonen»

Verwaltung der Ansprechpersonen

Schaltfläche «Attribute»

Zuordnen von Attributen

Schaltfläche «Lieferadressen»

Erfassen von zusätzlichen Lieferadressen

Schaltfläche «Spezifische Daten»

(wird momentan überarbeitet)

Schaltfläche «Files»

Anlegen und Öffnen eines Kundenverzeichnisses auf dem Fileserver für die Ablage von digitalen Dokumenten

Bei gleichzeitigem Drücken der Shift-Taste wird eine vordefinierte Verzeichnisstruktur erstellt (z. B. mit Verzeichnissen Ablage->Verträge, Ablage->Fonts)

Schaltfläche «Individuelle Preise»

Erfassen von zum Artikelstamm abweichenden Preisen für den aktuellen Kunden

Schaltfläche «Unterlagen»

Verwaltung von physischen Archiv-Unterlagen wie Originalfotos, Bücher usw.

Schaltfläche «Leistungen»

Auflistung der erfassten Leistungen zum aktuellen Kunden

Schaltfläche «Adress-Etikette»

Ausgabe der Kundenadresse auf den Etikettendrucker

Bei gleichzeitigem Drücken der Shift-Taste wird vor dem Druck ein Fenster zum Editieren der Adresse geöffnet.

Schaltfläche «Projekte»

Erstellen eine Projektes

Schaltfläche «CRM-Zentrale»

Fenster für die erweiterte Kundenpflege öffnen

Menüs

In diesem Bereich werden nur die Funktionen vorgestellt, die noch nicht in der Beschreibung zu den Schaltflächen abgehandelt wurden.
Hinweis: Im Menü ist zu den einzelnen Funktionen jeweils der Tastaturkürzel zu sehen.

Menüspalte «Kunden»

Neu->Aus Telefonbuch

Anlegen eines neuen Kunden mit den Adressinformationen von tel.search.ch

Verschickte Briefe

Aufrufen des Korrespondenz-Fensters

Umwandlung in Adresse->Lieferanten oder allgemeine Adresse

Kunden ohne einen Auftrag können zum Lieferanten umgewandelt oder zu einer allgemeinen Adresse gemacht werden

Bewegungsdaten umhängen

Verknüpft alle Bewegungsdaten (Aufträge, Offerten, Rechnungen, Debitoren etc.) des aktuellen Kunden mit einem anderen

Diese Funktion wir etwa bei einer Doppelerfassung eines Kunden angewandt, um alle Daten zusammenzulegen.

als vCard speichern

Erstellt eine elektronische Visitenkarte mit den Adressdaten zum aktuellen Kunden für den Import etwa in Outlook

Menüspalte «Auswertungen»

Hinweis: Es gilt zu beachten, dass einzelne Auswertungen evtl. noch für individuelle Bedürfnisse und Ansichten angepasst werden müssen.

Aufträge dieses Kunden

Ausgabe einer Auftragsliste nach Datum der Erfassung, des Lieferscheins oder der Rechnungsstellung (mit zeitlicher Eingrenzung)

Alle Aufträge eines Kunden

Ausgabe einer Auftragsliste nach Datum der Erfassung (mit zeitlicher Eingrenzung)

Alle Aufträge aufsummiert->aller Kunden / -> aller Ansprechpersonen / -> aller Werbeagenturen

spezifische Auswertungen (mit zeitlicher Eingrenzung)

Aufträge dieser Werbeagentur

Ausgabe einer Auftragsliste, sofern der Kunde als Werbeagentur definiert ist

Dieser Kunde als Debitor

Aufstellung nach Rechnungsdatum

Artikel/Warengruppen

Umsatz-Aufstellung nach Artikeln oder Warengruppen

Kundendatenblatt

Zusammenstellung aller relevanten Kundendaten und Umsatzliste (beispielsweise um einen Kundenbesuch vorzubereiten)

Bonusliste

Erstellen einer Bonusliste

Alle Kunden drucken

Adressübersicht aller Kunden

Projekte

Übersicht Projekte

Deckungsbeiträge

Differenz aus Kosten und Leistungsabrechnung

Debitorenkontoauszug

zum aktuellen Kunden

Liefertermintreue

momentan keine Funktion

Umsatzvergleich

Gegenüberstellung von zwei Zeiträumen

Eingabefelder

Reiter «Adresse»

Abbildung: Reiter «Adresse» mit Beispielsdaten

Kundennummer

Wird aufsteigend beim Anlegen eines neuen Kunden von Helper vergeben

Hinweis: Nach dem Löschen eines Kunden bleibt dessen ehemalige Kundennummer für eine Neuvergabe blockiert.

Suchkürzel

Eingabe eines einprägsamen Kürzels, nach welchem gesucht werden kann, z. B. PROFILE. Das Kürzel kann jederzeit geändert werden.

Bitte beachten: Bei der Neuerfassung eines Kunden kann über das Symbol rechts vom Eingabefeld «Firma» zur angepassten Eingabemaske für natürliche Personen gewechselt werden.

Eingabe für juristische Personen

Firma

Firmenname

Hinweis: Klick auf «Firma» öffnet den Zefix Firmenindex als weitere Recherchemöglichkeit zum Neukunden

Zusatz

notwendige Firma-Zusätze oder zweite Adresszeile

Eingabe für natürliche Personen

Nachname/Vorname/Anrede

Telefon 1

Hauptnummer (z. B. Telefonzentrale)

Hinweis: Mit der entsprechenden Telefoniesoftware kann direkt aus Helper mittels Klick auf «Tel.» die Verbindung aufgebaut werden.

Telefon 2

Zweitnummer, (z. B. Mobilnummer)

Fax

Telefax-Nummer

Land

Eingabe des ISO-Ländercodes bei ausländischen Kunden (erscheint in den Belegen dann ausgeschrieben, DE- wird zu Deutschland)

Hinwweis: Vordefinierte Ländercodes können unter macOS über ««cmd-Pfeil-runter» oder unter Windows über «Insert» eingefügt werden.

Hinweis: Klick auf das tel.search-Symbol öffnet ein Fenster zum Abgleichen und Vervollständigen der Adressdaten ohne Tipparbeit.

E-Mail

Allgemeine E-Mail-Adresse wie «info@kunde.ch» (optional, da E-Mail-Adressen direkt den Ansprechpersonen hinterlegt werden können)

Hinweis: Klick auf «E-Mail» öffnet mit der eingetragenen Zieladresse eine E-Mail (sieh auch Textbausteine_(formatierbar))

Homepage

Internet-Präsenz des Kunden («http:» oder «https:» können weggelassen werden)

Hinweis: Klick auf «Homepage» öffnet diese Zieladresse.

Anrede Brief

Anrede in gedruckten oder digitalen Anschreiben, z. B. «Sehr geehrte Damen und Herren» oder «Grüezi Peter»

Kontrollkästchen «Werbeagentur»

Haken kann hier gesetzt werden, falls es sich um eine Werbeagentur handelt (siehe auch Zusammenarbeit mit Werbeagenturen)

Dropdown «Kundenstatus»

Zuweisen und Ändern des Status

Hinweis: Für das Erfassen von Aufträgen muss der Kunde aktiv sein. Der Status hat Einfluss z. B. auf die Sichtbarkeit in Auflistungen.

Erster Kontakt

Eintrag des Erstkontakt-Datums hier möglich

Sprache

Kürzel für Korrespondenzsprache

Hinweis: Bei Verwendung einer anderen Sprache müssen zuerst die Belegtexte angepasst werden.

Letzte Kontrolle

Eintrag des Datums einer Stammdatenprüfung hier möglich

Besuch

Eingabe und Übersicht zu letztem und geplantem Besuch (manuelle Eingabe oder Daten aus CRM-Zentrale)

Ext. Nr.

Eingabe einer Zuordnungs-ID für externes Buchhaltungssystem hier möglich

Kalkulationsbemerkungen

Eingabefenster für Kalkulationsbemerkungen über Kontextmenü aufrufen

Hinweis: Die Kalkbemerkungen sind ebenfalls im Auftragsmodul sichtbar und informieren über Ablauf, zur Verrechnung, über Abmachungen usw.

Bemerkungen

Einfaches Textfeld, um kundenrelevante Informationen zu sammeln

Reiter «Auftrags-Abwicklung»

Abbildung: Reiter «Auftrags-Abwicklung» mit Beispielsdaten

Bemerkungen auf Rechnung

Optionaler Textblock der zusätzlich auf jeder Rechnung zu diesem Kunden erscheinen soll

Bemerkungen auf Lieferscheinen

Optionaler Textblock der zusätzlich auf jedem Lieferschein zu diesem Kunden erscheinen soll

Versandart

Informationsfeld zur bevorzugten Versandart (ohne weitere Funktion)

Hinweis: Vordefinierte Versandarten können unter macOS über «cmd-Pfeil-runter» oder unter Windows über «Insert» ausgewählt werden.

Kundenbetreuer

Kürzel des Kundenbetreuers kann unter macOS über «cmd-Pfeil-runter» oder unter Windows über «Insert» ausgewählt werden

Hinweis: Diese Zuordnung kann später auch für die Provisionsabrechnung verwendet werden.

Sachbearbeiter

Kürzel des Sachbearbeiters kann unter macOS über «cmd-Pfeil-runter» oder unter Windows über «Insert» ausgewählt werden

Hinweis: Diese Zuordnung kann später auch für die Provisionsabrechnung verwendet werden.

Filiale

optionale Filialzuweisung

Kontrollkästchen

Hinweis: Die folgenden Einstellungen sind global gültige Standardeinstellungen und sollten nur bei Bedarf für einzelne Kunden angepasst werden.

Beträge in Offerten nicht drucken

Beträge in Auftragsbestätigung nicht drucken

Auftragsbestätigung

Beträge in Lieferscheinen drucken

Automatisch E-Mail schicken bei Aufträgen

Zahlfrist bei Lieferscheinen nicht drucken

Betrag in EZS eindrucken

falls aktiviert, ist Skontoabzug durch den Kunden nicht mehr möglich

Termine automatisch erledigen lassen
:wenn aktiviert, werden Termine durch Rechnung- oder Lieferscheindruck automatisch nachgetragen

Pfad zum Kundenordner

Verzeichnispfad für die Ablage von kundenspezifischen digitalen Dokumenten (Ablaufbeschriebe, Vereinbarungen usw.)

Hinweis: Bei definiertem Fileserver wird ein Kundenverzeichnis mit dem Kürzelnamen am vorgesehen Ort erstellt.
Bei Anklicken von «Pfad zum Kundenordner» bei gedrückter Shift-Taste kann ein Verzeichnis frei gewählt werden.
Falls bereits ein Verzeichnis besteht, kann dieses mit einem Klick geöffnet werden.

Ordner für Kundenaufträge

Optionale Anlage eines kundenspezifischen Auftragsverzeichnisses ausserhalb des global definierten Ablageortes

Reiter «Fakturierung»

Abbildung: Reiter «Fakturierung» mit Beispieldaten

Rabatt sichtbar

Kundenrabatt, welcher auf Rechnungen sichtbar ist (kann im Auftragsmodul für einzelnen Auftrag nachträglich geändert werden)

Rabatt unsichtbar

Der unsichtbare Rabatt ist in der Regel negativ, ist also ein verdeckter Aufpreis. Dem Kunden werden also beispielsweise für einen Artikel mit dem Preis von CHF 100.00 bei einem Negativrabatt von -3 % tatsächlich CHF 103.00 in Rechnung gestellt.

Bonus/Bonustabelle

Vereinbarter Umsatzbonus, Abstufungen möglich (siehe Bonus an Kunden)

Hinweis: Die Beraterkommission (RBK) zugunsten einer Werbeagentur kann im Register «Beziehungen» geregelt werden.

Zahlungsfrist

Anzahl Tage, die dem Kunden bis zur Zahlung gewährt wird (ist auch auf Rechnung sichtbar)

Hinweis: Die Zahlungsfrist kann im Auftragsmodul für einzelnen Auftrag nachträglich geändert werden.

Frist bis Mahnung

Anzahl Tage, die nach Ablauf der Zahlungsfrist gewartet wird, bis der Kreditor in den Mahnungslauf kommt

Debitorenkonto

Muss nur geändert werden, falls ein vom Standard abweichendes Konto verwendet werden soll

ESR-Konto

Eingangskonto für die Überweisung, erscheint auch auf dem orangen Einzahlungsschein

Workflow

In der Regel «Standard»

Kreditlimite

Definiert den Höchstbetrag offener Rechnungen und warnt nach Überschreitung im Auftragsmodul bei der nächsten Neuersfassung

MWST-Nummer

wird benötigt bei Kunden mit Bonus oder Werbeagenturen mit RBK (siehe auch Zusammenarbeit mit Werbeagenturen

Kontrollkästchen «keine MWST»

wird aktiviert, wenn keine MWST auf der Rechnung ausgewiesen werden soll (z. B. Auslandkunde)

Skonto-Felder

Erfassen von bis zwei Abstufungen bei skontoberechtigten Kunden; Angaben erscheinen auf der Rechnung

Preisgruppe

Falls es neben der Standardgruppe 1 noch weitere Preiskalkulationsgruppen gibt, kann hier dem Kunden eine zugewiesen werden (siehe auch Artikel)

Detaillierungscode

Definiert, wie detailliert Auftragszeilen auf Auftragsbelegen erscheinen sollen. 0 macht keinen Zusammenzug, 3 den umfassendsten

Optionsfelder «Rechnungen»

Einzelrechnungen

(Standard)

Sammelrechnung

Rechnungen werden im Sammelrechnungsmodul periodisch zusammen gestellt (eine Einzelrechnung kann bei Bedarf weiterhin erstellt werden, allerdings mit Warnhinweis)

Rekapitulation

Wiederholung einzelner Rechnungssummen, um sie in eine Hauptsumme zu bringen

Auftragswährung

abweichende Währung auf Rechnung bei Auslandkunden

Jahresbudget Umsatz

Erwarteter Jahresumsatz für Budgetaufstellung

Rechnungsadresse

Falls spezifische Rechnungsadresse (z. B. Kreditorenabteilung)

Buchhaltungs-E-Mail-Adresse

Falls Kunde Direktversand von PDF-Rechnungen, -Mahnungen usw. an seine Buchhaltung wünscht

Optionsfelder «Rechnungsversand»

aktuell

Ausdruck auf Papier

Post

Ausdruck auf Papier (zukünftiger Schalter)

E-Mail

Rechnungen und Mahnungen im PDF-Format per E-Mail

E-Bill

digitale Rechnungsbereitstellung (z. B. bei PostFinance)

Reiter «Kundenbeziehung»

In diesem Register kann ein einfaches Kundenbeziehungsjournal geführt werden. Vorab müssen bedarfsgerecht die entsprechenden Attribute erstellt werden.

Für ein erweitertes Kundenbeziehungsmanagement ist die «CRM-Zentrale» empfohlen.

Abbildung: Reiter «Kundenbeziehung» mit Beispieldaten

Journal bearbeiten

Das Journal kann nur im Bearbeitungsmodus gepflegt werden (Schaltfläche «Ändern»).

Besuche können über die Schaltflächen «Besuch terminieren», «Besuch entfernen», «Besuch Nachbearbeitung» verwaltet werden.

Neuer Journaleintrag «+»

Öffnet Fenster, um einen neuen Journaleintrag aus einer Attributauswahl zu erstellen und mit Ansprechpersonen zu verknüpfen.

Hinweis: Einträge in der Journalliste können auch manuell im Bearbeitungsmodus editiert werden. Druck über das Kontextmenü möglich.

Reiter «Diverses»

Abbildung: Reiter «Diverses» mit Beispieldaten

Distanz zum Kunden und Koordinaten

Diese Angaben sind hilfreich beim Planen von Kundenbesuchen (siehe CRM-Modul -> Nahe gelegene)

Liste Reklamationen

Hilfreiche Schnellübersicht vor einem Kundenkontakt

Überweisungsinformationen

Eingabe der Zahlungskoordinaten für Kunden mit Bonus- und Werbeagenturen mit RBK-Überweisungen.

Reiter «Attribute»

Hier werden die Kundenattribute gepflegt. Dies ermöglicht Kundengruppen nach beliebigen Kriterien zu bilden, beispielsweise für Auswertungen oder Marketingmassnahmen.

Abbildung: Reiter «Attribute» mit Beispieldaten

Kundenattribute bearbeiten

Die Attribute können im Bearbeitungsmodus gepflegt werden (Schaltfläche «Ändern»).

Hinweis: Kundenattribute können beliebig im Eintstellungsbereich von «Helper» erstellt werden.

Reiter «Beziehungen»

Im Register «Beziehungen» können Abhängigkeiten zwischen einem Kunden und einem anderen Kunden oder Lieferanten geregelt werden.
So kann beispielsweise eine RBK zugunsten der Werbeagentur A auf dem Umsatz des Kunden B festgelegt werden.

Abbildung: Reiter «Beziehungen» mit Beispieldaten

Erstellen einer neuen Beziehung

Vorgehen

• Klick auf Schaltfläche «Ändern»
• Klick auf den grünen Button «+»
  

Im Listenfenster ist eine grüne Leerzeile zu sehen.

• Im Drop-down-Menü unten links die Art der Abhängigkeit wählen
• Im entsprechenden Feld den Kürzel des Partners eingeben
• evtl. Zusatzinfos (Text, bei RBK Höhe des Rabattes usw.)
• mit «OK» den Bearbeitungsmodus schliessen

Reiter «Auswertungen»

Im Register «Auswertungen» können Umsätze in unterschiedlichen Zeiträumen als Säulendiagramm dargestellt werden.
Es besteht auch die Möglichkeit, Grafik oder Zahlenwerte über eine Exportfunktion in beispielsweise Office-Anwendungen zu übernehmen.

Abbildung: Reiter «Auswertungen» mit Beispieldaten

Erstellen und Exportieren einer Auswertung

Vorgehen

• Einstellungen wie Zeiteinheit und Zeitraum wählen
• mit Klick auf «anzeigen» Umsatzzahlen als Säulendiagramm darstellen lassen
• mit Klick auf Zwischenablage Säulendiagramm über den Zwischenspeicher in Word übernehmen oder
• mit Klick-Shift auf Zwischenablage die Zahlenwerte über den Zwischenspeicher in Excel übernehmen

Typische Prozesse

Zusammenarbeit mit Werbeagenturen