Einrichten der Druckersteuerung

«Helper» bietet Ihnen eine gute Unterstützung beim Ansteuern des richtigen Druckers oder Papierfaches, selbst in einer komplexen Umgebung.
Für einen störungsfreien und wartungsarmen Betrieb ist der Einsatz von typengleichen Druckgeräten vom selben Hersteller empfohlen.

individuelle Druckziele

In «Helper» kann jedem druckfähigen Beleg das richtige Druckziel hinterlegt werden, und dies bei Bedarf für jeden Benutzer individuell.

Wesentlich Definitionselemente für die Belegsteuerung in Helper sind:

• Betriebssystem (macOS oder Windows)
• Arbeitsstation (z. B. PC Buchhaltung, Abteilung Avor)
• Beleg (z. B. Rechnung, Laufzettel, Etikette)
• Drucker (z. B. Farblaser, Etikettendrucker)
• Papierfach (Papierfach 1, Papierfach 2 usw.)
• Anzahl Exemplare und Ausrichtung

Definitionselemente

Betriebssystem

• macOS: Alle Varianten von OS X
• Windows: Windows 7 bis 10, Windows Server ab Version 2008

Arbeitsstation

«Arbeitsstation» meint eigentlich ein definiertes Arbeitsumgebungsprofil in Helper. Dieses kann einem einzelnen Computer zugeordnet werden oder aber auch mehreren Geräten einer Bürogemeinschaft. Neben den Druckeinstellungen gelten für Geräte mit demselben Profil auch dieselben individuell abgespeicherten Fensterkoordinaten.

Drucker

Wir unterscheiden zwischen

• Druckgerät (physischer Drucker mit evtl. mehreren Papierfächern)
• Drucker im System (Druckernamen im Betriebssystem, z. B. «HP Laser Buchhaltung»
• Druckernamen in Helper (selbstdefiniertes Druckziel)

In Helper muss für jedes Ziel und jede Voreinstellung ein eigener «Druckername in Helper» erstellt werden (z. B. «A4_hoch», «A4_quer_farbig», «Briefpapier_Fach_2»)

Beleg (Report)

Ein Beleg in «Helper» ist ein «ausdruckbares Objekt», wie eine Rechnung, ein Laufzettel, eine Umsatzliste usw. Für jeden einzelnen Beleg kann die Druckerzuordnung und das Papierformat festgelegt werde.

Papierformat

Das Papierformat ist der standardisierte Wert für Breite und Höhe von Papierblättern (z. B. A4 oder A5). Zum Layout gehört noch die Wahl zwischen Quer- und Hochformat.

Druckdialog

Das Druckdialog-Fenster erscheint vor dem Ausdrucken und ermöglicht die Einstellung vor dem Druckauftrag noch anzupassen und z.B. die Anzahl der zu druckenden Exemplare zu erhöhen.

Belegzuordnungen

Die Druckeinstellungen für Ihre Belege können Sie in «Helper» unter «Einstellungen -> Belegzuordnung» vornehmen.

«Helper» wird mit den beiden Belege-Libraries «Replib» und «Individuell» ausgeliefert. Nur Belege aus «Individuell» sind im Layout speziell für Sie vorbereitet (z. B. mit Logo, eigenen Textblöcken usw.). Belege aus «Replib» sind so gestaltet, dass das Druckergebnis auf jeder Kundeninstallation ordentlich aber nicht perfekt aussieht. Es fehlen jegliche Firmenhinweise wie Logo oder Fusszeile.

Zu beachten unter macOS

Druck-Dialog unter macOS mit eigener Voreinstellung

Unter macOS ab Version 10.3 ist es möglich via Applescript dem Standard-Drucker programmatisch umzustellen. Für die richtige Papierfachwahl muss allerdings eine Vorarbeit gemacht werden: Für jedes einzelne Druckziel müssen im Druckdialog-Fenster die gemachten Voreinstellungen unter einem sinnvollen Namen abgespeichert werden. Diese sind danach in einem XML-Dokument im Homeverzeichnis des angemeldeten Benutzers in "Library: Preferences: com.apple.print.custompresets.plist" abgelegt. Diese Datei beinhaltet auch den Namen der zuletzt benutzten Einstellung, die dann beim nächsten Druck-Job auch wieder die voreingestellte Einstellung ist. Der Helper legt beim Aufstarten ein Alias mit dem Namen "ch.helper.custompresets.plist" zu dieser Datei im gleichen Ordner an, da der Name der Datei zu lang ist, um aus dem Helper heraus verwendet zu werden. Um das richtige Papierfach anzusteuern, ändert Helper den Namen der letztbenutzten Einstellung in der Datei.

Es müssen folgende Schritte durchgeführt werden, um die Drucker/Fächher automatisch anzusteuern.

• Definieren Sie alle Drucker im Betriebsystem mit dem passenden Druckertreiber.
• Geben Sie dem Druckern einen Namen ohne Leerzeichen, da das zu Problemen mit der automatischen Fachansteuerung führen kann. Benutzen Sie stattdessen "_".
• Speichern Sie im Druckdialog-Fenster eine Einstellung für jedes Papierfach, das Sie aus Helper verwenden wollen mit einem aussagekräftigen Namen (z. B. weiss, Brief, EZS)

Testen Sie anschliessend, ob Sie aus Textedit mit reinem Umstellen der Einstellung im Druckdialog-Fenster die richtigen Papierfächer ansteuern können.

Fehlerbehebung beim Drucken

Falls Probleme mit einem Druckgerät auftreten, lässt sich deren Ursache möglicherweise anhand der folgenden Checkliste aufdecken.

• Befindet sich der Drucker im Status Bereit (evtl. einschalten, Kabel prüfen)?
• Sind alle erforderlichen Kabel angeschlossen (Netzwerkverbindung)?
• Werden Meldungen im Bedienfeld angezeigt?
• Blockiert ein hängender Druckauftrag die Druckwarteschlange? Entfernen Sie den Druckauftrag.
• Drucken Sie über einen Printserver und Ihre Werte aus dem Druckdialog werden immer wieder übersteuert? Versuchen Sie direkt auf den Drucker zu drucken.
• Funktioniert der Druck aus einer Office-Anwendung aber nicht aus Helper? Starten Sie Helper neu und prüfen Sie die Druck-Einstellungen in Helper.
• Gibt es vom Druckerhersteller einen aktuellen Treiber? In der Regel ist Treiber des Geräteherstellers dem Treiber aus dem Betriebssystem vorzuziehen.
• Versuchen Sie das Problem mithilfe des Handbuches zu lösen.