Einstellungen Aufträge/Offerten/Projekte

Dieses Fenster erreichen Sie unter «Einstellungen -> Aufträge/Offerten/Projekte».

Hier finden Sie eine Vielzahl von Einstellungen zur gesamten Auftragsabwicklung in Helper.

Feldreferenzen

Reiter «Aufträge»

Abbildung: Register «Aufträge»

Optionsfeld «Eingabemaske Auftragszeilen»

«Helper» ist optimiert für das grafische Gewerbe (Druckvorstufe) und für Übersetzungsdienstleister. Da sich die Auftragsprozesse unterscheiden, kommen auch unterschiedliche Eingabemasken zum Einsatz. Hier können Sie die entsprechende Wahl treffen.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Auftrag verrechnet»

Hier können Sie den Status auswählen, der automatisch bei der Rechnungserstellung dem Auftrag zugewiesen wird.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Auftrag geliefert»

Hier können Sie den Status auswählen, der automatisch beim Ausdruck eines Lieferscheines dem Auftrag zugewiesen wird.

Einstellungen «Auftragsordner»

Hier können Sie steuern, ob unter dem festzulegenden Serverpfad mit dem Erfassen eines neuen Auftrages gleichzeitig ein Ablageverzeichnis erstellt werden soll.

Folgende Möglichkeiten haben Sie dabei:

• kein Verzeichnis erstellen
• Verzeichnis bei neuen Aufträgen erstellen
• Verzeichnis bei neuen Aufträgen erstellen und Nachfrage beim Duplizieren eines bestehenden Auftrages
• Verzeichnis bei neuen Aufträgen und beim Duplizieren automatisch erstellen

Unter «Hierarchie» können Sie zusätzlich Unterverzeichnisse definieren (auch als mehrstufige Verzeichnisstruktur), die gleichzeitig erstellt werden sollen. Für jedes Verzeichnis müssen sie eine eigene Zeile verwwenden und beispielsweise wie folgend eintragen:

• Vorlagen
• Ablage
• Ablage:Korrespondenz
• Ablage:Korrespondenz:Lieferscheine

Für den zu verwenden Pfad beachten Sie bitte die Hinweise unter dem Eingabefeld.
Bei Bedarf können Sie zu jedem Auftrag auch einen weiteren Ablageort unter «Einstellungen 2» erstellen lassen (z. B. für Produktionsdateien)

Dropdown-Auswahl «Workflow»

Wählen Sie hier bei Bedarf Ihren zuvor definierten Workflow für die Rechnungsstellung.

Vorgaben für das Fenster «freie Eingabe»

Hier können Sie eine Art Vorlage für die freie Eingabe, die Ihnen z. B. im Auftragsmodul begegnet, erstellen.

Als Gestaltungselement können Sie auch eine Tabelle verwenden. Beachten Sie allerdings, dass Sie nur eine Tabelle in die Vorlage einfügen dürfen. Die Rahmenlinien sind später beim Anwenden der «Freien Eingabe» unsichtbar.

Vortext für Auftragsbestätigung

Dieser wird standardmässig dort angewendet, wo kein eigener Test für diesen Fall definiert wurde.

Ankreuzfeld «Vorschaufenster immer öffnen»

Ankreuzfeld «Automatische Zuweisung des Sachbearbeiters beim Webaufträgen»

Ankreuzfeld «Kundenbetreuer bei Auftrag/Offerte sichtbar»

Workflow-Typ

Unterverzeichnis im Auftragsverzeichnis für Infobox

Ablageort für die Infobox

Ankreuzfeld für Aufträge

Dieser wird standardmässig dort angewendet, wo kein eigener Test für diesen Fall definiert wurde.

Standardverwalten beim Laden der Auftragsliste

• Nur eigene Aufträge laden:Nur dem angemeldeten Benutzer zugewiesene Aufträge werden geladen.
• Nur offene Aufträge laden:Es werden in einem ersten Schrfitt jeweils nur die offenen Aufträge geladen.

Ankreuzfeld «Alte Auftragsnummern beim Duplizieren in Archivort schreiben»

Im Auftragsmodul wird beim Duplizieren eines Auftrages, die Nummer des Quellauftrges in das Feld «Archiv» des neu erstellten Auftrages als verlinkte Referenz eingetragen.

Ankreuzfeld «Liefertermin obligatorisch»

Es muss zwingend ein Liefertermin erfasst werden.

Ankreuzfeld «Aufträge ohne Auftragszeilen duplizieren»

Hier können Sie festlgegen, dass beim Duplizieren eines Auftrages die Auftragszeilen nicht kopiert werden. Dieses Verhalten können Sie später währende dem Duplizieren im Dialogfenster noch übersteuern.

Ankreuzfeld «Auftragszeilen mit Filialen verknpüfen»

kundenspezifisch

Taste «Pfade ändern»

Hier können Sie global die Laufwerkangabe unter Windows für Aufträge ändern. Dies kann notwendig sein, wenn Sie beispielsweise Ende Jahr, alle Auftragsverzeichnisse an einen anderen Ort verschieben wollen (z. B. von Laufwerk F: auf Laufwerk W:) oder wenn Sie ein neue Laufwerk-Mapping einführen. Somit ist gewährleistet, dass Helper auch auf verschobene Auftragsvzerzeichnisse weiterhin Zugriff hat.

Taste «DB ohne Null»

Bitte nur auf Anweisung von Profile GmbH verwenden.

Reiter «Aufträge & Offerten»

Werbetext

Hier können Sie einen Text eingeben, der auf verschiedenen Belegen (zB Rechnungen, Lieferscheinen etc.) erscheinen kann. Eine Verwendung davon wäre zB ein Werbetext, in dem Sie auf Aktualitäten Ihrer Firma hinweisen, wie zB: "Besuchen Sie uns auf unserer neuen Website unter www..." oder "Neu bieten wir Ihnen auch Offsetdruck im Format A2 an."

Reiter «LEFA»

Frühestes Datum für Leistungen

Hier können Sie definieren, wie viele Tage zurück Leistungen in der LEFA erfasst werden dürfen. Typischerweise wollen Sie dass Ihre Angestellten ihre Leistungen zeitnah (zb in der gleichen Woche) erfassen. Geben Sie dann 7 in dieses Feld ein. Sie können den Wert auch einfach vorübergehend mal ändern, damit noch ältere Leistungen erfasst werden können.

Reiter «SixOMC»

Hier finden Sie Einstellungen zur Schnittstelle zwischen dem Helper und SixOMC (ehemals Opix).

Reiter «Begleitlieferschein»

↑ Einstellungen