Personal – Verwaltung

Im Modul «Personalverwaltung» können Sie die Stammdaten zu Ihren Angestellten erfassen und pflegen.

Abbildung: Fenster «Personalverwaltung» mit Beispiels-Adressdaten

Menüs

Menüspalte «Angestellte»

als vCard exportieren

Erstellt eine vCard mit den Daten des Angestellten.

Datenblatt ausgeben

Hier können Sie die Stammdaten zum Angestellten in einer übersichtlichen Form ausgeben.

Menüspalte «Auswertungen»

Hier erhalten Sie Zugang zu verschiedenen Auswertungen zu Ihren Angestellten.

Feldreferenzen

Taste «Liste»

Mittels Mausklick wird ein Fenster geöffnet, über welches Sie zu einem anderen Angestellten wechseln können.

Taste «Zuschläge/Abzüge»

Mittels Mausklick wird ein Fenster geöffnet, in welchem Sie Lohnabzüge und Zuschläge erfassen können (AHV, Kinderzulagen usw.).

Fenster «Zuschläge/Abzüge»

Im Fenster «Zuschläge/Abzüge» können Sie unter Zuschläge/Abzüge vorbereitete Vorlagen für Lohnzuschläge und -abzüge dem Angestellten zuweisen:

• Klicken Sie im geöffneten Fenster auf «Neu».
• Mittels Help-Taste können Sie im Eingabefeld Namen ein Fenster öffnen, in welchem die zuvor erfassten Vorlagen zur Auswahl angeboten erhalten.
• Übernehmen Sie mit Doppelklick den gewünschten Datensatz.
• Nehmen Sie bei Bedarf noch individuelle Anpassungen für den aktuellen Angestellten vor (z. B. bei unterschiedlichen Prozentwerten bei der BVG).
• Bestätigen Sie die Eingaben mit «OK».

Falls beispielsweise ein Angestellter einen speziellen Abzug (z. B. Quellensteuer) hat, der nicht als Vorlage erfasst ist, können Sie diesen nur für ihn in diesem Fenster erstellen.

Falls es sich um einen Lohnabzug handelt, geben Sie immer einen Minuswert ein.

Taste «Leistung»

Öffnet ein Fenster, in welchem Sie erbrachte Leistungen eines Angestellten aufrufen können, aufgeteilt auf Auftragsnummern.

Taste «Ziele»

Öffnet ein Fenster, in welchem Sie Zielvereinbarungen mit einem Angestellten verwalten können.

Taste «Arbeitszeiten»

Öffnet ein Fenster, in welchem Sie ein Wochengerüst mit den Arbeitszeiten eines Angestellten erfassen können.

Taste «Absenzen»

Öffnet ein Fenster, in welchem die Abwesenheiten eines Angestellten erfassen können.

Taste «Anlagen»

Öffnet ein Fenster, in welchem Sie an den Angestellten abgegebene Gegenstände verwalten können (z. B. Zugangsbadge, Schlüssel, Mobilgerät).

Sie können auch Belege in Form einer Quittung für die Abgabe resp. Zurücknahme der Gegenstände ausdrucken.

Taste «Umsatz»

Hier können Sie sich den durch einen Angestellten in einem definierbaren Zeitraum erzeugten Umsatz anzeigen lassen.

Taste «Adress-Etikette»

Hier können Sie eine Adressetikette auf einen entsprechenden Thermodrucker ausgeben lassen.

Reiter «Adresse»

Suchkürzel

Geben Sie ein eindeutiges Kürzel für den Angestellten ein. Dieses wird Ihnen später an unterschiedlichen Stellen in «Helper» begegnen, um beispielsweise einen Arbeitsschritt nachzuvollziehen, resp. Sie werden es verwenden, etwa um einen Kunden mit einem Betreuer zu verknüpfen.

Anrede

Geben Sie hier die geschlechtsspezifische Anrede ein. Diese wird in Anschriften verwendet.

Vorname

Geben Sie den Vornamen des Angestellten ein.

Nachname

Geben Sie den Nachnamen des Angestellten ein.

Zusatz

Hier können Sie einen Adresszusatz erfassen.

Eingabefelder im Adressbereich

Geben Sie hier den Wohnort des Angestellten ein.

Telefon privat

Geben Sie hier die Privatnummer des Angestellten ein.

Mobilnummer

Geben Sie hier die Mobilnummer des Angestellten ein.

Telefon Geschäft

Geben Sie hier die Direktwahl des Angestellten ein. Diese kann auch auf Belegen ersichtlich gemacht werden.

E-Mail privat

Geben Sie die private E-Mail-Adresse ein (z. B. für den Versand der Lohnabrechnung).

E-Mail Geschäft

Geben Sie die persönliche E-Mail-Adresse ein. Diese kann auch auf Belegen ersichtlich gemacht oder bei automatisch generierten E-Mails verwendet werden.

Sofern dies softwaremässig konfiguriert ist, kann durch Anklicken auf den Namen des Eingabefeldes die jeweilige Kommunikationsart ausgelöst werden (z. B. Anruf, SMS (kostenpflichtig), E-Mail).

Bemerkungen

Hier können Sie Anmerkungen und Informationen zu Ihrem Angestellten erfassen.

Reiter «Persönliche Infos»

Abbildung: Reiter «persönliche Infos» mit Beispielsdaten

Zivilstand

Klicken Sie hier zutreffende Option. Diese Angabe ist rein informativ und wird in keiner Auswertung oder Statistik verwendet.

Anzahl Kinder

Geben Sie hier die Anzahl Kinder ein, die dieser Angestellte hat. Diese Angabe ist rein informativ und hat keinen Einfluss auf die Auszahlung von Kinderzulagen.

Geschlecht

Geben Sie hier das Geschlecht des Angestellten ein. Diese Angabe ist rein informativ und hat keinen Einfluss z. B. auf die Krankentaggeldabzüge.

Geburtstag

Geben Sie hier das Geburtsdatum des Angestellten ein. Wenige Tage vor seinem Geburtstag erscheint beim Aufstarten von «Helper» ein Hinweis.

Bürgerort

Geben Sie hier den Bürgerort oder bei ausländischen Angestellten die Nationalität ein. Diese Angabe ist rein informativ und wird in keiner Auswertung oder Statistik verwendet.

AHV-Nummer

Geben Sie hier die gültige 13-stellige AHV-Nummer ein.

Sofern Sie in «Helper» die Lohnabrechnung erstellen, muss dieses Feld befüllt sein.

Beruf

Geben Sie hier die Berufsbezeichnung oder den Berufstitel ein.

Anstellung als

Geben Sie hier ein, als was der Angestellte bei Ihnen angestellt ist.

Reiter «Lohn»

Abbildung: Reiter «Lohn» mit Beispielsdaten

Standardlohn

Geben Sie hier den fixen monatlichen Grundlohn ein (brutto).

Pensum:Geben Sie hier das Arbeitspensum in % ein.

Provisionen

Geben Sie allfällige regelmässige monatliche Provisionen ein. Daneben können Sie den Grund erfassen.

Stundenlohn

Wenn der Angestellte im Stundenlohn angestellt ist, geben Sie hier den Brutto-Stundenlohn und daneben das übliche monatliche Pensum ein.

Wochenarbeitszeit

Geben Sie hier die vertraglich abgemachte wöchentliche Arbeitszeit in Std. ein.

netto

Hier sehen Sie den errechneten Nettolohn des Angestellten.

Auszahlung

Hier sehen Sie den vorgesehenen Auszahlungsbetrag zugunsten des Angestellten.

Sofern Sie die Löhne aus «Helper» überweisen, müssen Sie ein Lohnkonto des Angestellten erfassen:

Lohnzahlung

Geben Sie hier die Art der Überweisung an, in der Regel IBAN.

Kontonummer

Geben Sie hier die IBAN ein.

Clearingnummer der Bank

Geben Sie hier die BIC des Finanzinstituts ein.

Buchhaltungskonto

Geben Sie hier die das Aufwandkonto in der Buchhaltung ein. Dies kann auch eine Kostenstelle sein. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird das Standard-Lohn-Konto verwendet.

Bemerkung auf der Lohnabrechnung

Hier könnnen Sie einen individuellen Text für diesen Angestellten erfassen.

Dieser Text erscheint auf der Lohnabrechnung direkt nach dem Standardtext aus den Einstellungen (z. B. Bitte überprüfe...).

Daher sollte unter Umständen vor dem Text noch eine Zeilenschaltung einfgefügt werden.

Text kann aber immer auch direkt in Belegen einprogrammiert werden.

Verknüpfung zum Lieferanten

Hier können Sie den Angestellten mit einem Lieferanten verknüpfen. Dies ist beispielsweise dann notwendig, wenn Sie für einen mehrheitlich für Sie arbeitenden, freien Mitarbeiter resp. Selbständigerwerbenden die AHV abrechnen (z. B. Freelance-Grafiker).

Reiter «Diverses»

Abbildung: Reiter «Diverses» mit Beispielsdaten

Bild

Hier können eine Fotografie des Angestellten über die Zwischenablage einfügen.

Vorstellungsdatum

Geben Sie hier das Datum des ersten persönlichen Kontaktes ein. Diese Angabe ist rein informativ.

Einstellungsdatum

Geben Sie hier das Datum des ersten Arbeitstages ein. Sie können sich den Jahrestag jeweils beim Helperstart ein paar Tage davor anzeigen lassen. (Angestellte freuen sich über eine kleine Aufmerksamkeit zum Jahrestag!)

Unterschrift

Hier können Sie ein Unterschriften-Scan des Angestellten über die Zwischenablage einfügen. Diese Unterschrift kann in Offerten oder Auftragsbestätigungen verwendet werden.

Wenden Sie sich für das Einfügen und saubere Ausrichten in den Belegen oder bei Fragen der rechtlichen Relevanz an Profile GmbH.

Filiale

Sollten Sie unterschiedliche Standorte oder Zweigstellen erfasst haben, können Sie hier dem Angestellten eine der zuvor erfassten Filialen zuweisen.

Externe Nummer

zusätzliches Ordnungsfeld

Stellvertreter

Hier können Sie den Stellvertreter des Angestellten erfassen.

Organisationseinheit

Hier können Sie dem Angestellten eine der zuvor erstellten Organisationseinheiten zuweisen und so gruppieren.

Reiter «Attribute»

In diesem Reiter können Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend, selbstdefinierte Attribute anwenden.

Abbildung: Reiter «Attribute»

Typische Prozesse

Lohnausweis erstellen
Mitarbeitereintritt/-austritt

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