Offerten

Im Modul «Offerten» können Sie Ihre Offerten anlegen und bearbeiten und pflegen.

Bei einer Annahme der Offerte kann diese später im Auftragsmodul umgewandelt werden. Daher empfiehlt es sich, bereits hier alle relevanten Informationen zu erfassen.

Feldreferenzen

Offertenkopf

Im Offertenkopf können Sie auf einen Blick erkennen, in welchem Stadium sich die Offerte aktuell befindet.

Anzeigefeld «Statusfarbe»

Das Farbfeld links signalisiert beispielsweise, dass die Offerte sich im Status «angenommen» befindet.

Die Farben für die einzelnen Status lassen sich unter Grundeinstellungen Status voreinstellen.

Reiter «Kopfdaten»

Abbildung: Reiter «Kopfdaten» mit Beispielsdaten

Offertennummer

Die Offertennummer wird von «Helper» automatisch vergeben.

Das Aussehen der Offertennummer können Sie unter Einstellungen Nummernkreise festlegen.

Kunden Suchkürzel

Geben Sie hier das Kundenkürzel des Anfragers ein.

Erfassungsdatum

Das Erfassungsdatum wird mit dem erstmaligen Abspeichern vergeben.

Nachfassdatum

Hier können Sie das Datum für eine Nachfassaktion eintragen.

Mit Nachfassen ist ein unaufdringliches Nachfragen beim Kunden gemeint, sofern eine Rückmeldung zur versandten Offerte ausgeblieben ist.

Ankreuzfeld «alt»

Hier können Sie eine Offerte auf «alt» stellen.

Die hat eine Auswirkung auf die Sichtbarkeit in Listenansichten.

Dropdown «Status»

Hier können Sie Ihren internen Prozessen entsprechend den aktuellen Status zuweisen. Die Statusfarbe im Auftragskopf ändert sich.

Unter Grundeinstellungen Status können Sie eigene, auf Ihren Ablauf angepasste Status erstellen.

Gewisse Status werden automatisch vergeben (z. B. mit dem Versand der Offerte, durch die Umdwanlung in einen Auftrag).

Taste «Blitzmenü»

Mittels Blitzmenü können alle wesentlichen Verbindungsdaten zum Kunden aufrufen.

Je nach verwendeter Software-Anbindung können Sie direkt aus diesem Menü heraus mittels Klick Anrufe starten, E-Mails versenden usw.

Kunde

Dieses Feld wird aufgrund der Kundenstammdaten automatisch befüllt.

Mittels Help-Taste können Sie bei Bedarf eine Ansprechperson in die Kundenadresse einfügen, welche dann auch so auf den Belegen erscheint.

Damit wird die Offerte auch gleich mit dieser Ansprechperson verknüpft, wodurch beispielsweise E-Mails direkt an diese versendet werden.

Dropdown «Ansprechperson»

Hier können Sie die Ansprechperson beim Kunden mit dieser Offerte verknüpfen. Somit läuft die Korrespondenz über die zugeordnete Ansprechperson und bei den Verbindungsdaten werden, sofern vorhanden, die Direktkontakte angezeigt (z. B. Direktwahl-Nummer).

Reiter «Lieferadresse»

Hier kann eine abweichende Adresse als Lieferziel definiert werden.

Vortext

Hier können einen Text eingeben, der in der Offerteneinleitung steht.

Pfad zum Offerte

Je nach Voreinstellung wird zu jeder Offerte beim Erfassen ein Ablagevodrdner erstellt oder aber erst beim erstmaligen Klick auf «Pfad zur Offerte».

Taste «Pfad löschen»

Manchmal kann es notwendig sein, dass Sie den helperinternen Ablagepfad löschen müssen, da er nicht mehr gültig ist (z. B. nach dem Verschieben der Ablage auf dem Server).

Durch Klick auf «Pfad zum Auftrag» wird der Pfad nach den aktuellen Vorgaben wieder erstellt.

Optionsfeld «Vorlage»

Sie können für ähnlich gelagerte Wiederholungsfälle eine Offertenvorlage vorbereiten und diese hier als Vorlage markieren.

Vergeben Sie dieser Vorlage unter Bezeichnung einen auffälligen Namen, z. B. «VORLAGE A4-Broschüre».

In der Listenansicht aller Offerten ist eine Vorlage durch ein «V» in der ersten Spalte erkennbar.

Durch eine Sortierung auf der ersten Spalte werden alle Vorlagen untereinander angezeigt.

Eine Vorlage hat einen Überschreibschutz und kann nur nach einer expliziten Bestätigung geändert werden.

Soll aufgrund einer Vorlage eine neue Offerte erstellt werden, so muss von der Vorlage zuerst ein Duplikat erstellt werden.

Optionsfeld «Rahmenofferte»

Hier können Sie eine Rahmenofferte als solche markieren.

Bei der breiter abgefassten Rahmenofferte wird die freie Texteingabe verwendet.

Ein spätere Umwandlung in einen Auftrag ist daher nicht möglich.

Sachbearbeiter

In der Regel ist dies der Ersterfasser der Offerte. Bei Bedarf können Sie den Sachbearbeiter über die Eingabe eines Kürzels ändern.

Mittels Help-Taste öffnet sich ein Auswahlfenster.

Ihr Zeichen/Bestellnummer

Geben Sie eine für den Kunden erkennbare Referenz ein.

Titel/Bezeichnung

Geben Sie hier eine Bezeichnung ein.

Vorlagen

Hier können Sie Vorlagen eingeben, die Sie vom Kunden erhalten haben.

Mittels Help-Taste öffnet sich ein Auswahlfenster mit vorerfassten Vorlagen.

Produktionsbeschreibung

Hier können Sie den möglichen Auftragsprozess beschreiben.

Dieser Text erscheint später auch auf dem Laufzettel.

Lieferfrist

Geben Sie einen Produktionszeitraum ein.

Versandart

Geben Sie hier eine Versandart ein.

Mittels Help-Taste öffnet sich ein Auswahlfenster mit vorerfassten Versandarten.

Freies Feld

Es gibt in «Helper» verschiedene freie Eingabefelder, denen Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend eine eigene Bezeichnung geben können.

Bei Bedarf können Inhalte der freien Felder auch auf Belegen erscheinen. Wenden Sie sich hierzu an Profile GmBH.

Siehe dazu auch «Namen für freie Felder» unter Einstellungen Aufträge/Offerten/Projekte.

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