Einstellungen Nummernkreise

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Vorbmerkung

Mit den Nummernkreisen legen Sie fest, wie bei Elementen wie Rechnungen, Offerten uws. die Identifikationsnummern aufgebaut und vergeben werden sollen. In der Schweiz müssen z. B. Rechnungen zwingend eine solche Identifikationsnummer haben. Diese darf nur einmal vergeben werden und dient dazu, Zahlungen den Rechnungen leichter zuordnen zu können. Ausserdem muss Sie fortlaufend durchnummeriert sein.

Hinweis

«Fortlaufend» bedeutet nicht zwingend «aufsteigend». Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, nach der ein Nummernkreis bei der Zahl 1 beginnen müsse. Dadurch sollen kleine oder neu gegründete Unternehmen geschützt werden und müssen so nicht über die Rechnungsnummer ihre Auftragslage preisgeben.

Bei Nummern aus Nummernkreisen ist es auch möglich, Zahlen und Buchstaben zu kombinieren.

Abbildung: Fenster zum Einrichten der Nummernkreise»

Feldreferenzen

Manuelle Eingabe

In der Regel soll «Helper» die Vergabe der Nummerierung bei der Neuanlage eines Elmentes übernehmen. Wollen Sie dies für Element (z. B. Gutschriften) selber vornehmen, müssen Sie hier ein Häkchen setzen.

Format

Definieren Sie hier den Aufbau eines Nummernkreises.

Machen Sie sich im Vorfeld ein paar Gedanken darüber, wie ein Nummernkreis aufgebaut werden soll.

Bitte beachten Sie beim Aufbau Ihrer Ordnungsnummern:

• Leichte Zuordnung als Element (z. B. Offerte oder Auftrag?)
• Leichte Merkbarkeit
• Zeitliche Zuordnung
• Keine Eingabestolperer auf der Tastatur
• Kein Wettbewerbsnachteil durch leichtes Erkennen der Auftragslage durch die Nummervergabe

Für den Aufbau des Nummernkreises lassen sich folgende Platzhalter verwenden (maximal 11 Zeichen):

• /S: aufsteigende Sequenznummer
• /M: Monat
• /J: Jahr (die beiden letzten Ziffern der Jahreszahl)
• Ziffern (z. B. «20/J» ergibt «2019»)
• Ordnungselement wie «Bindestrich» (z.B. «20/J-/S» ergibt «2019-4344»)
• Buchstabenreihe wie «OF» (z.B. «OF20/J-/S» ergibt «OF2019-434»)

Offset

Hier können festlegen, wenn die Sequenznummer versetzt starten soll (z. B. wenn Sie vor dem Einsatz von «Helper» bereits Auftragsnummern mit demselben Aufbauschema verwendet haben).

Anzahl Stellen

Legen Sie hier fest, aus wievielen Ziffern die Sequenznummer bestehen soll (z. B. «3» ergibt GU2019-001)

Opitonsfeld «Offset setzen»

Legen Sie hier fest, ob der Sequenznummernzähler frei wählbar, monatlich oder jährlich genullt werden soll.

Empfohlen ist hier eine Mischung aus monatlicher und jährlicher Nullstellung.

Möchten Sie beispielsweise Auftragsnummern monatlich nullen, muss zur Unterscheidung der Monatsplatzhalter in der Orndungszahl verwendet werden (z. B. A20-01-334, A20-02-001).

Seien Sie mit dem montlichen Nullen sparsam, da es beim ermmaligen Starten von Helper nach Beginn eines neuen Monats jeweils zu jedem zusückzusetzenden Nummernkreis eine Aufstartmeldung gibt, welche richtig quittiert werden muss.

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