Einrichten der Druckersteuerung

«Helper» bietet Ihnen eine gute Unterstützung beim Ansteuern des Druckers und der gewünschten Papierquelle, selbst in einer komplexen Umgebung.
Voraussetzung ist, dass Technik und Druckertreiber mitspielen. Verwenden Sie von diesem jeweils die aktuelle Version des Herstellers.
Für einen störungsfreien und wartungsarmen Betrieb ist der Einsatz von typengleichen Druckgeräten aus demselben Haus empfohlen.

Typische Prozesse

Einbinden der Betriebssystem-Drucker in Helper
Belege aus Helper an den richtigen Drucker schicken

individuelle Druckziele

In «Helper» kann jedem druckfähigen Beleg das richtige Druckziel hinterlegt werden, und dies bei Bedarf für jeden Benutzer individuell.

Wesentlich Definitionselemente für die Belegsteuerung in Helper sind:

• Betriebssystem (macOS oder Windows)
• Arbeitsstation (z. B. PC Buchhaltung, Abteilung Avor)
• Beleg (z. B. Rechnung, Laufzettel, Etikette)
• Drucker (z. B. Farblaser, Etikettendrucker, PDF-Dokument)
• Papierfach (Papierfach 1, Papierfach 2 usw.)
• Anzahl Exemplare und Ausrichtung

Definitionselemente

Betriebssystem

• macOS: Alle Varianten von OS X
• Windows: Windows 7 bis 10, Windows Server ab Version 2008

Arbeitsstation

«Arbeitsstation» meint eigentlich ein definiertes Arbeitsumgebungsprofil in Helper. Dieses kann einem einzelnen Computer zugeordnet werden oder aber auch mehreren Geräten einer Bürogemeinschaft. Neben den Druckeinstellungen gelten für Geräte mit demselben Profil auch dieselben individuell abgespeicherten Fensterkoordinaten.

Drucker

Wir unterscheiden zwischen

• Druckgerät (physischer Drucker mit evtl. mehreren Papierfächern)
• Drucker im System (Druckernamen im Betriebssystem, z. B. «HP Laser Buchhaltung»)
• Druckernamen in Helper (beim Einrichten von Helper zu definierendes Druckziel)

Druckziel

Hier ist nicht bloss das angesteuerte Druckgerät, sondern auch die Einstellung der Papierzufuhr, Druckauflösung usw. gemeint. In «Helper» muss für jedes Druckziel mit eigener Voreinstellung ein aussagekräftiger Druckername erstellt werden (z. B. «A4_hoch», «A4_quer_farbig», «Briefpapier_Fach_2»)

Beleg (Report)

Ein Beleg in «Helper» ist ein «ausdruckbares Objekt», wie eine Rechnung, ein Laufzettel, eine Umsatzliste usw. Für jeden einzelnen Beleg kann die Druckerzuordnung und das Papierformat festgelegt werde.

Papierformat

Das Papierformat ist der standardisierte Wert für Breite und Höhe von Papierblättern (z. B. A4 oder A5). Zum Layout gehört noch die Wahl zwischen Quer- und Hochformat. Unter Windows wird hier in der Regel auch der Papier-Schacht eingestellt.

Druckdialog

Das Druckdialog-Fenster erscheint vor dem Ausdrucken und ermöglicht die Einstellung vor dem Druckauftrag noch anzupassen und z.B. die Anzahl der zu druckenden Exemplare zu erhöhen.

Vorbemerkungen

Mit einer guten Planung lassen sich mögliche Anforderungen im Voraus erkennen (z. B. Kapazitätsengpässe, Laufdistanz zum Druckgerät, Verzicht auf Farb- und hochauflösenden Druck bei internen Belegen usw.).
Um gewisse systembedingte Problemene auszuschliessen, verwenden Sie anstelle von Leerzeichen in Druckernamen Unterstriche (z. B. A4_hoch_farbig).

Erstellen der Drucker im Betriebssystem

Installieren Sie unter «Drucker und Scanner» alle möglichen Druckziele mit den notwendigen Einstellungen. (z. B. HP Farblaser mit der Einstellung Fach 2, wo Briefbogen mit Logo eingefüllt sind)
Geben Sie jedem Druckziel einen sinnvollen Namen (z. B. Brief_farbig).

Hinweis: In macOS müssen Sie unter Umständen Druckstandards über die Weboberfläche des Druckdienstes CUPS festlegen.
(Aktivieren über Terminalbefehl «cupsctl WebInterface=yes» und in Browser über «http://127.0.0.1:631/printers» aufrufen)

Helper mit den Systemdruckern bekannt machen

Über «Einstellungen -> Belegzuordnung -> Taste Drucker» gelangen Sie in ein Fenster, in welchem Sie für jedes mögliche Druckziel einen helperinternen Drucker erstellen können.

Mehr dazu unter Drucker.

Belegzuordnung

«Helper» wird mit den beiden Belege-Libraries «Replib» und «Individuell» ausgeliefert. Nur Belege aus «Individuell» sind im Layout speziell für Sie vorbereitet (z. B. mit Logo, eigenen Textblöcken usw.). Belege aus «Replib» sind so gestaltet, dass das Druckergebnis unter jeder Kundeninstallation ordentlich aber nicht perfekt aussieht (z. B. Listen, Auswertungen). Es fehlen jegliche Firmenhinweise wie Logo oder Fusszeile.

Unter «Einstellungen -> Belegzuordnung» können Sie in «Helper» für jeden einzelnen Beleg bestimmen, an welches Druckziel er ausgegeben werden soll.

Zu beachten unter macOS

Druck-Dialog unter macOS mit eigener Voreinstellung

Unter macOS ab Version 10.3 ist es möglich via Applescript dem Standard-Drucker programmatisch umzustellen. Für die richtige Papierfachwahl muss allerdings eine Vorarbeit gemacht werden: Für jedes einzelne Druckziel müssen im Druckdialog-Fenster die gemachten Voreinstellungen unter einem sinnvollen Namen abgespeichert werden. Diese sind danach in einem XML-Dokument im Homeverzeichnis des angemeldeten Benutzers in "Library: Preferences: com.apple.print.custompresets.plist" abgelegt. Diese Datei beinhaltet auch den Namen der zuletzt benutzten Einstellung, die dann beim nächsten Druck-Job auch wieder die voreingestellte Einstellung ist. Der Helper legt beim Aufstarten ein Alias mit dem Namen "ch.helper.custompresets.plist" zu dieser Datei im gleichen Ordner an, da der Name der Datei zu lang ist, um aus dem Helper heraus verwendet zu werden. Um das richtige Papierfach anzusteuern, ändert Helper den Namen der letztbenutzten Einstellung in der Datei.

Es müssen folgende Schritte durchgeführt werden, um die Drucker/Fächer automatisch anzusteuern.

• Definieren Sie alle Drucker im Betriebssystem mit dem passenden Druckertreiber.
• Geben Sie dem Drucker einen Namen ohne Leerzeichen, da das zu Problemen mit der automatischen Fachansteuerung führen kann. Benutzen Sie stattdessen "_".
• Speichern Sie im Druckdialog-Fenster eine Einstellung für jedes Papierfach, das Sie aus Helper verwenden wollen mit einem aussagekräftigen Namen (z. B. weiss, Brief, EZS)

Testen Sie anschliessend, ob Sie aus Textedit mit reinem Umstellen der Einstellung im Druckdialog-Fenster die richtigen Papierfächer ansteuern können.

Fehlerbehebung beim Drucken

Falls Probleme mit einem Druckgerät auftreten, lässt sich deren Ursache möglicherweise anhand der folgenden Checkliste aufdecken.

• Massnahmen für erste Analyse: Drucker-Reboot, Testdruck, Druck von anderem Gerät
• Befindet sich der Drucker im Status Bereit (evtl. einschalten, Kabel prüfen)?
• Ist der Drucker über das Netzwerk erreichbar (Netzwerkproblem, Printserverproblem)?
• Werden Meldungen im Bedienfeld angezeigt?
• Blockiert ein hängender Druckauftrag die Druckwarteschlange? Entfernen Sie den Druckauftrag.
• Drucken Sie über einen Printserver und Ihre Werte aus dem Druckdialog werden immer wieder übersteuert? Versuchen Sie direkt auf den Drucker zu drucken.
• Funktioniert der Druck aus einer Office-Anwendung aber nicht aus Helper? Starten Sie Helper neu und prüfen Sie die Druck-Einstellungen in Helper.
• Gibt es vom Druckerhersteller einen aktuellen Treiber? In der Regel ist der Treiber des Geräteherstellers dem Treiber aus dem Betriebssystem vorzuziehen.
• Versuchen Sie das Problem mithilfe des Handbuches zu lösen.

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