Einstellungen Aufträge/Offerten/Projekte

Dieses Fenster erreichen Sie unter «Einstellungen -> Aufträge/Offerten/Projekte».

Hier finden Sie eine Vielzahl von Einstellungen zur gesamten Auftragsabwicklung innerhalb von Helper.

Feldreferenzen

Reiter «Aufträge»

Abbildung: Reiter «Aufträge»

Optionsfeld «Eingabemaske Auftragszeilen»

«Helper» ist optimiert für das grafische Gewerbe (Druckvorstufe) und für Übersetzungsdienstleister. Da sich die Auftragsprozesse unterscheiden, kommen auch unterschiedliche Eingabemasken zum Einsatz. Hier können Sie die entsprechende Wahl treffen.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Auftrag verrechnet»

Hier können Sie den Status auswählen, der automatisch bei der Rechnungserstellung dem Auftrag zugewiesen wird.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Auftrag geliefert»

Hier können Sie den Status auswählen, der automatisch beim Ausdruck eines Lieferscheines dem Auftrag zugewiesen wird.

Einstellungen «Auftragsordner»

Hier können Sie steuern, ob unter dem festzulegenden Serverpfad mit dem Erfassen eines neuen Auftrages gleichzeitig ein Ablageverzeichnis erstellt werden soll.

Folgende Möglichkeiten haben Sie dabei:

• kein Verzeichnis erstellen
• Verzeichnis bei neuen Aufträgen erstellen
• Verzeichnis bei neuen Aufträgen erstellen und Nachfrage beim Duplizieren eines bestehenden Auftrages
• Verzeichnis bei neuen Aufträgen und beim Duplizieren automatisch erstellen

Unter «Hierarchie» können Sie zusätzlich Unterverzeichnisse definieren (auch als mehrstufige Verzeichnisstruktur), die gleichzeitig erstellt werden sollen. Für jedes Verzeichnis müssen sie eine eigene Zeile verwenden und beispielsweise wie folgend eintragen:

• Vorlagen
• Ablage
• Ablage:Korrespondenz
• Ablage:Korrespondenz:Lieferscheine

Für den Aufbau des Pfades, beachten Sie bitte die Hinweise unter dem Eingabefeld zu den Platzhaltern.
Bei Bedarf können Sie zu jedem Auftrag auch einen weiteren Ablageort unter «Einstellungen 2» erstellen lassen (z. B. in der Produktionsumgebung).

Dropdown-Auswahl «Workflow»

Wählen Sie hier bei Bedarf Ihren zuvor definierten Workflow für die Rechnungsstellung.

Vorgaben für das Fenster «freie Eingabe»

Hier können Sie eine Art Vorlage für die freie Eingabe, die Ihnen z. B. im Auftragsmodul begegnet, erstellen.

Als Gestaltungselement können Sie auch eine Tabelle verwenden.

Beachten Sie allerdings, dass Sie nur eine Tabelle in die Vorlage einfügen dürfen. Die Rahmenlinien sind später beim Anwenden der «Freien Eingabe» unsichtbar.

Vortext für Auftragsbestätigung

Dieser wird standardmässig dort angewendet, wo kein eigener Text für diesen Fall definiert wurde.

Ankreuzfeld «Vorschaufenster immer öffnen»

Ankreuzfeld «Automatische Zuweisung des Sachbearbeiters beim Webaufträgen»

Ankreuzfeld «Kundenbetreuer bei Auftrag/Offerte sichtbar»

Workflow-Typ

Geben Sie hier die Nummer Ihres definierten Workflows ein.

Unterverzeichnis im Auftragsverzeichnis für Infobox

Ablageort für die Infobox

Standard-Schlusstext für Aufträge

Dieser wird standardmässig dort angewendet, wo kein eigener Text für diesen Fall definiert wurde.

Standardverhalten beim Laden der Auftragsliste

• Nur eigene Aufträge laden: Nur dem angemeldeten Benutzer zugewiesene Aufträge werden geladen.
• Nur offene Aufträge laden: Es werden in einem ersten Schritt jeweils nur die offenen Aufträge geladen.

Ankreuzfeld «Alte Auftragsnummern beim Duplizieren in Archivort schreiben»

Im Auftragsmodul wird beim Duplizieren eines Auftrages, die Nummer des Quellauftrages in das Feld «Archiv» des neu erstellten Auftrages als verlinkte Referenz eingetragen.

Ankreuzfeld «Liefertermin obligatorisch»

Es muss zwingend ein Liefertermin erfasst werden.

Ankreuzfeld «Aufträge ohne Auftragszeilen duplizieren»

Hier können Sie festlegen, dass beim Duplizieren eines Auftrages die Auftragszeilen nicht kopiert werden. Dieses Verhalten können Sie später während dem Duplizieren im Dialogfenster noch übersteuern.

Ankreuzfeld «Auftragszeilen mit Filialen verknüpfen»

kundenspezifisch

Taste «Pfade ändern»

Hier können Sie global die Laufwerkangabe unter Windows für Aufträge ändern. Dies kann notwendig sein, wenn Sie beispielsweise Ende Jahr, alle Auftragsverzeichnisse an einen anderen Ort verschieben wollen (z. B. von Laufwerk F: auf Laufwerk W:) oder wenn Sie ein neues Laufwerk-Mapping anwenden möchten. Somit ist gewährleistet, dass Helper auch auf verschobene Auftragsverzeichnisse weiterhin Zugriff hat.

Taste «DB ohne Null»

Bitte nur auf Anweisung von Profile GmbH verwenden.

Formatierungsbereich für Standardtexte

Für das Formatieren des Standardtextes beachten Sie dazu bitte die Freie Texteingabe.

Reiter «Offerten»

Abbildung: Reiter «Offerten»

Ankreuzfeld «Zahlfrist in Offerten nicht übernehmen»

Das Anzeigen der Zahlfrist in Offerten wird unterdrückt.

Ankreuzfeld «Keine Beträge in den Offerten drucken»

In Offerten werden die Beträge nicht angezeigt.

Ankreuzfeld «Zeilen nicht Duplizieren beim Umwandeln in einen Auftrag»

Beim Umwandeln einer Offerte in einen Auftrag werden die Offertzeilen nicht übernommen.

Einstellungen «Offertordner»

Hier können Sie steuern, ob unter dem festzulegenden Serverpfad mit dem Erfassen einer neuen Offerte gleichzeitig ein Ablageverzeichnis erstellt werden soll.

Folgende Möglichkeiten haben Sie dabei:

• kein Verzeichnis erstellen
• Verzeichnis bei neuen Offerten erstellen
• Verzeichnis bei neuen Offerten und beim Duplizieren automatisch erstellen

Für den Aufbau des Pfades, beachten Sie bitte die Hinweise unter dem Eingabefeld zu den Platzhaltern.

Im folgenden Hierarchiefeld können Sie zusätzlich Unterverzeichnisse definieren (auch als mehrstufige Verzeichnisstruktur), die gleichzeitig erstellt werden sollen.
(z. B. Anfrage:)

Standard-Vortext für Offerten

Dieser wird standardmässig dort angewendet, wo kein eigener Text für diesen Fall definiert wurde.

Vorgaben für das Fenster «freie Eingabe»

Hier können Sie eine Art Vorlage für die freie Eingabe, die Ihnen z. B. im Auftragsmodul begegnet, erstellen.

Als Gestaltungselement können Sie auch eine Tabelle verwenden.

Beachten Sie allerdings, dass Sie nur eine Tabelle in die Vorlage einfügen dürfen. Die Rahmenlinien sind später beim Anwenden der «Freien Eingabe» unsichtbar.

Standard-Schlusstext für Offerten

Dieser wird standardmässig dort angewendet, wo kein eigener Text für diesen Fall definiert wurde.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Offerte gedruckt»

Hier können Sie den Status auswählen, der automatisch beim Ausdrucken einer Offerte dieser zugewiesen wird.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Offerte umgewandelt»

Hier können Sie den Status auswählen, der automatisch beim Umwandeln in einen Auftrag einer Offerte zugewiesen wird.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Offerte abgelehnt»

Hier können Sie den Status auswählen, der eine abgelehnte Offerte erhalten soll.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Offerte nicht ausführbar»

Hier können Sie den Status auswählen, der eine nicht ausführbare Offerte erhalten soll.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Offertzeile angefragt»

Hier können Sie den Status auswählen, den eine Offertzeile erhält, wenn eine Fremdleistung angefragt wurde.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Offertzeile reserviert»

Hier können Sie den Status auswählen, den eine Offertzeile erhält, wenn der Fremdleister sich eine Zeitspanne reserviert hat.

Taste «Pfade ändern»

Hier können Sie global die Laufwerkangabe unter Windows für Offerten ändern. Dies kann notwendig sein, wenn Sie beispielsweise Ende Jahr, alle Auftragsverzeichnisse an einen anderen Ort verschieben wollen (z. B. von Laufwerk F: auf Laufwerk W:) oder wenn Sie ein neues Laufwerk-Mapping anwenden möchten. Somit ist gewährleistet, dass Helper auch auf verschobene Auftragsverzeichnisse weiterhin Zugriff hat.

Nachfassfrist

Hier können Sie festlegen, nach wie vielen Tagen Ihnen ein Nachfassen bei Offerten vorgeschlagen wird.

Ankreuzfeld «Von-bis-Preise» erlauben

In Offerten Preisspannen erlauben.

Standardverhalten bei Offerten-Auflistung

Ankreuzfeld «Nur eigene Offerten laden»

Hier können Sie festlegen, dass initial nur Ihnen zugewiesene Offerten in die Listenansicht geladen werden.

Ankreuzfeld «Nur offene und gedruckten Offerten laden»

Hier können Sie festlegen, dass initial nur offene und gedruckte Offerten in die Listenansicht geladen werden.

Taste «Status anpassen»

Dieser Prozess sollte nur von Profile GmbH angewendet werden.

Workflowtyp

Geben Sie hier die Nummer Ihres definierten Workflows ein.

Reiter «Projekte»

Abbildung: Reiter «Projekte»

Einstellung bei «Umwandlung einer Leistung in eine Auftragszeile»

Folgende Einstellungen sind möglich:

• Datailliert mit Spesen:ausführlich mit aufgeführten Spesen
• Detailliert ohne Spsen:ausführlich ohne aufgeführte Spesen
• Summarisch mit Spesen:zusammenfassend mit aufgeführten Spesen
• Summarisch ohne Spesen:zusammenfassend ohne aufgeführte Spesen

Spesenartikel bei Umwandlung:Geben Sie hier einen erfassten Artikel ein, der bei einer Umwandlung für die Spesen verwendet werden soll (z. B. Kürzel SPESEN).

Dropdown

«Status für neue Projekte»:Legen Sie hier den Status für ein neu angelegtes Projekt fest.

Dropdown

«Status für verrehchnetes Projekt»:Legen Sie hier den Status fest, den ein Projekt mit der Verrechnung erhält.

Ankreuzfeld «Leistungspreise mit höchster Sicherheitsstufe sichtbar»

Hier können Sie festlegen, dass die Leistungspreise nicht für jedermann sichtbar sind.

Ankreuzfeld «Leistungen ohne Preise eingeben»

Legen Sie hier fest, dass die Leistungen ohne Preis eingegeben werden sollen.

Optionsfeld

«Datumsvorschlag bei Leistungen»:Sie können festlegen, welches Datum bei der Leistungeingabe vorgeschlagen werden soll:

• • heute
  • Vortag
  • letzer Arbeitstag

Formatierungsbereich für Standardtexte

Für das Formatieren des Standardtextes beachten Sie dazu bitte die Freie Texteingabe.

Test

Feld «A»

Reiter «Aufträge & Offerten»

Abbildung: Reiter «Aufträge & Offerten»

Feld «A»

Werbetext

Hier können Sie einen Text eingeben, der auf verschiedenen Belegen (zB Rechnungen, Lieferscheinen etc.) erscheinen kann. Eine Verwendung davon wäre zB ein Werbetext, in dem Sie auf Aktualitäten Ihrer Firma hinweisen, wie zB: "Besuchen Sie uns auf unserer neuen Website unter www..." oder "Neu bieten wir Ihnen auch Offsetdruck im Format A2 an."

Reiter «Lieferscheine & Sammelrechnungen»

Datei:Einstellungen Aufträge Offerten Projekte Lieferscheine & Sammelrechnungen.png

Abbildung: Reiter «Lieferscheine & Sammelrechnungen»

Feld «A»

Reiter «LEFA»

Datei:Einstellungen Aufträge Offerten Projekte LEFA.png

Abbildung: Reiter «LEFA»

Feld «A»

Frühestes Datum für Leistungen

Hier können Sie definieren, wie viele Tage zurück Leistungen in der LEFA erfasst werden dürfen. Typischerweise wollen Sie dass Ihre Angestellten ihre Leistungen zeitnah (zb in der gleichen Woche) erfassen. Geben Sie dann 7 in dieses Feld ein. Sie können den Wert auch einfach vorübergehend mal ändern, damit noch ältere Leistungen erfasst werden können.

Reiter «Termine»

Datei:Einstellungen Aufträge Offerten Projekte Termine.png

Abbildung: Reiter «Termine»

Feld «A»

Reiter «SixOMC»

Datei:Einstellungen Aufträge Offerten Projekte SixOMC.png

Abbildung: Reiter «SixOMC»

Feld «A»

Hier finden Sie Einstellungen zur Schnittstelle zwischen dem Helper und SixOMC (ehemals Opix).

Reiter «Reklamationen»

Datei:Einstellungen Aufträge Offerten Projekte Reklamationen.png

Abbildung: Reiter «Reklamationen»

Feld «A»

Reiter «Auftragszeilen»

Datei:Einstellungen Aufträge Offerten Projekte Auftragszeilen.png

Abbildung: Reiter «Auftragszeilen»

Feld «A»

Reiter «Produkte»

Datei:Einstellungen Aufträge Offerten Produkte.png

Abbildung: Reiter «Produkte»

Feld «A»

Reiter «Esko»

Datei:Einstellungen Aufträge Offerten Projekte Esko.png

Abbildung: Reiter «Esko»

Feld «A»

Reiter «TG-Plot»

Datei:Einstellungen Aufträge Offerten Projekte TG-Plot.png

Abbildung: Reiter «TG-Plot»

Feld «A»

Reiter «Reprografie»

Datei:Einstellungen Aufträge Offerten Projekte Reprografie.png

Abbildung: Reiter «Reprografie»

Feld «A»

Reiter «Begleitlieferschein»

Datei:Einstellungen Aufträge Offerten Projekte Begleitlieferschein.png

Abbildung: Reiter «Begleitlieferschein»

Feld «A»

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