Einstellungen Nummernkreise

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Vorbemerkung

Mit den Nummernkreisen legen Sie fest, wie bei Elementen wie Rechnungen, Offerten usw. die Identifikationsnummern aufgebaut und vergeben werden sollen.
In der Schweiz müssen z. B. Rechnungen zwingend eine solche Identifikationsnummer haben.
Diese darf nur einmal vergeben werden und dient dazu, Zahlungen den Rechnungen leichter zuordnen zu können.
Zudem müssen Rechnungen fortlaufend durchnummeriert sein. In «Helper» ergibt sich die Einzelrechnungsnummer aus der Auftragsnummer.

Hinweis

Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, nach der ein Nummernkreis bei der Zahl 1 beginnen müsse. Dadurch sollen kleine oder neu gegründete Unternehmen geschützt werden und müssen so nicht über die Rechnungsnummer ihre Auftragslage preisgeben.

Bei den Ordnungsnummern aus Nummernkreisen ist es auch möglich, Zahlen und Buchstaben zu kombinieren.

Beachten Sie auch diese Seite zum Jahreswechsel

Abbildung: Fenster zum Einrichten der Nummernkreise

Feldreferenzen

Manuelle Eingabe

In der Regel soll «Helper» die Vergabe der Nummerierung bei der Neuanlage eines Elementes übernehmen.

Wollen Sie dies für Elemente aus einem Nummernkreis (z. B. Gutschriften) jeweils selber vornehmen, müssen Sie hier ein Häkchen setzen.

Format

Definieren Sie hier den Aufbau eines Nummernkreises.

Machen Sie sich im Vorfeld ein paar Gedanken darüber, wie ein Nummernkreis aufgebaut werden soll.

Bitte beachten Sie beim Aufbau Ihrer Ordnungsnummern:

• Leichte Zuordenbarkeit als Element (z. B. Offerte oder Auftrag / O-19-300 oder A-19-5455 ?)
• Leichte Merkbarkeit
• Zeitliche Zuordnung
• Keine Eingabestolperer bei der Tastatureingabe
• Kein Wettbewerbsnachteil durch erleichterte Rückschlüsse zur Auftragslage anhand der Sequenznummer

Für den Aufbau des Nummernkreises lassen sich folgende Platzhalter verwenden (maximal 11 Zeichen):

• /S: aufsteigende Sequenznummer
• /M: Monat als Zahl
• /J: Jahr (die beiden letzten Ziffern der Jahreszahl)
• Ziffern (z. B. «20/J» ergibt «2019»)
• Ordnungselement wie «Bindestrich» (z.B. «20/J-/S» ergibt «2019-4344»)
• Buchstabenreihe wie «OF» (z.B. «OF20/J-/S» ergibt «OF2019-434»)

Offset

Hier können Sie festlegen, wenn die Sequenznummer versetzt starten soll, z. B. wenn Sie aus einem anderen ERP-System auf «Helper» wechseln oder wenn Sie beispielsweise möchten, dass die monatliche Sequenznummervergabe höher als mit «0001» startet.

Anzahl Stellen

Legen Sie hier fest, aus wie vielen Ziffern die Sequenznummer bestehen soll (z. B. «3» ergibt GU2019-001)

Optionsfeld «Offset setzen»

Legen Sie hier fest, ob der Sequenznummernzähler frei wählbar, monatlich oder jährlich genullt werden soll.

Empfohlen ist hier eine Mischung aus monatlicher und jährlicher Nullstellung.

Möchten Sie beispielsweise Auftragsnummern monatlich nullen, muss zur Unterscheidung der Monatsplatzhalter in der Ordnungszahl verwendet werden (z. B. A20-01-001, A20-02-001).

Seien Sie mit dem monatlichen Nullen sparsam, da beim erstmaligen Starten von «Helper» nach Beginn eines neuen Monats jeweils zu jedem zurückzusetzenden Nummernkreis eine Meldung ausgegeben wird, welche richtig quittiert werden muss.

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