Ablage von Kreditoren-PDFs

Der Helper kann PDFs von Lieferantenrechnungen (Kredis) automatisch verwalten. Damit müssen Sie dann nicht mehr den physischen Ordner hervorholen, wenn Sie eine Rechnung ansehen wollen.

Übersicht

Zur Zeit leben wir mitten in einem Umbruch. Ein Teil der Lieferanten sendet Ihnen seine Rechnungen per Post ein anderer Teil per PDF. Während viele Helper-Benutzen weiterhin die revisionskonforme Ablage der Belege auf Papier machen (also alle PDF-Rechnungen ausdrucken), gibt es auch immer mehr, die den umgekehrten Weg gehen und alles als PDF ablegen. Das Ablegen als PDF ist auch praktisch, da so jeder Beleg im Helper betrachtbar ist. Das ist speziell interessant für Fremdrechnungen, die zu Ihren Aufträgen gehören, zB Rechnungen für Druckaufträge die Sie extern vergeben haben.

Ablauf im Helper

Nachdem alles korrekt eingerichtet wurde (siehe unten), ist der Ablauf der folgende:

• Bei jedem Erfassen eines Kredis im Kreditorenmodul scannen Sie jeweils die Papierrechnung.
• Der Helper verschiebt das PDF-File auf den Server und gibt ihm einen eindeutigen Namen.
• Sie können zu jedem Kredi das PDF der Rechnung ansehen

Scanner

Auswahl des Scanners

Um Rechnungen, die Sie per Post erhalten in diesen Ablauf einzufügen, müssen Sie sie einscannen (digitalisieren). Es haben sich dazu Geräte bewährt, wie die Snap-Scan-Klasse von Fujitsu. Aber jedes Gerät ist ok, wenn es

• Mehrere Seiten einer Rechnung beidseitig in eine PDF-Datei scannt.
• Idealerweise auch eine Texterkennung (OCR) macht.
• Eine Taste am Gerät den Scanvorgang startet.
• Ein Ordner definiert werden kann, in den der Scanner das PDF ohne weitere Interaktion legt.

Konfiguration des Scanners

Sehen Sie in der Anleitung des Scanners nach oder beauftragen Sie Ihren IT-Dienstleister, um den Scanner in Betrieb zu nehmen und so zu konfigurieren, dass

• er auf Tastendruck am Gerät den Scan-Vorgang startet.
• er alle Seiten im Einzug beidseitig scannt und zu einem PDF-Dokument kombiniert.
• er Texterkennung (OCR) macht und eine Text-Ebene über das PDF legt (optional)
• er die gescannten PDFs direkt in einen Ordner ‘Scanner-Input’ auf dem Schreibtisch legt. Typischerweise vergibt er jedesmal einen neuen Dateinamen (zB Datum und Uhrzeit). Ein konstanter Datei-Name ist für den Helper aber auch ok.

Sobald der Scanner wie oben beschrieben funktioniert, können Sie die Konfiguration im Helper beginnen.

Datenschutz

Beachten Sie, dass der Ordner auf dem Server, in den der Helper alle PDFs legt für alle Benutzer, die solche PDFs sehen können lesbar sein muss. Überlegen Sie sich gut, wer das sein soll, denn in den Kredis erfassen Sie auch Rechnungen der AHV oder BVG, die unter Umständen Lohn-Informationen enthalten.