Kontenplan umstellen

Auf Anfang 2015 müssen alle Firmen in der CH den KMU-Kontenplan benutzen. Der alte Käfer-Kontenplan ist dann nicht mehr erlaubt. So stellen Sie die Buchhaltung des Helpers um:

automatisches Umstellen

Im Helper gibt es ein Fenster, das Ihnen bei der Umstellung hilft. Sie erreichen es so: Gehen Sie in Hauptmaske: Buchhaltung: Kontenrahmen und wählen Sie dann im Menü 'Konto' den Punkt 'Kontenumstellung'.

Übersicht & Vorgehen

Dieses Fenster unterstützt Sie im gesamten Prozess:

• Hier geben Sie zu jedem bestehenden Konto die neue Kontonummer ein.
• Sie können testen, ob es doppelte oder fehlende Nummern hat.
• Sie können die Umstellung dann vornehmen lassen.

Bei der Umstellung stellt der Helper dann folgendes um:

• Die Kontonummern werden umgestellt.
• Alle Buchungen auf den den Konten werden von den alten auf die neuen Nummern umgestellt.

Zusätzlich werden an verschiedenen Orten, wo Kontonummern hinterlegt sind, diese auf die neuen Nummern umgestellt. Es sind dies:

• Kundenmodul: (Individuelles) Debitorenkonto
• Lieferantenmodul: Standardaufwandkonto, Überweisungs-Bankkonto, Kreditorenkonto
• Artikelmodul: Erlöskonto, Bestandeskonto, Aufwandkonto
• Personalverwaltung: Buchhaltungskonto für Lohnaufwand und Zuschläge/Abzüge
• Standardbuchungen: Soll- und Habenkonto
• Einstellungen: Tabellen: Warengruppen: Konten für Einkaufs- und Verkaufsbuchungen
• Einstellungen: Tabellen: Bankkonten: Buha-Nummer

Manuell müssen anschliessend noch umgestellt werden:

• Alle Einstellungen in Einstellungen: Kunden, Lieferanten, Buchhaltung, Kreditoren, Debitoren, Gutschriften, Artikel, Personal, MWST
• Einstellungen: Tabellen: Buchhaltung: Workflows (selten verwendet)

Buchungsjahre

Der Helper stellt immer nur die Konten eines Buchungsjahres um. In der Regel ist dies das aktuelle Buchungsjahr. Wählen Sie im Fenster Kontenrahmen das Buchungsjahr aus.

Bilanzkonten

Der Helper kann Bilanzkonten (Aktiv-und Passivkonten) nur umstellen, wenn das Buchungsjahr manuell eröffnet wird. Ansonsten würden die Endsalden des Vorjahres nicht mehr übernommen werden. Wenn Sie also auch Bilanzkonten umstellen wollen, müssen Sie in Einstellungen: Buchungsjahre das Jahr als 'manuell eröffnet' eintragen und anschliessend eine Eröffnung-Buchung auf alle Bilanzkonten erstellen.

neue Kontonummern erfassen

Geben Sie zu jedem Konto in der Liste die neue Kontonummer ein. Klicken Sie dazu auf 'Ändern' und danach auf 'OK'. Für Konten, deren Nummer nicht ändert, können Sie mit der Taste 'Werte übertragen' die aktuelle Kontonummer in das Feld 'Neue Kontonummer' übertragen. Die geplanten neuen Kontonummern bleiben beim Verlassen des Fensters/Helpers gespeichert.

Testen

Der Helper überprüft hiermit, ob alle Konten einen neue und eindeutige Nummer haben.

Los

Der Helper stellt dann die Nummern um. Dies kann einige Minuten dauern. Bitte unterbrechen Sie ihn nicht dabei. Idealerweise erstellen Sie vorher einen Backup des Datenfiles und sind während der Umstellung alleine im Helper.

manuelles Umstellen

Dieses Vorgehen wird nicht mehr empfohlen. Verwenden Sie stattdessen, das neue Fenster (s. oben).

Vorarbeiten

1. Liste der Konten erstellen mit Alte Nr-> Neue Nummer
2. Im Helper schauen, wo welches Konto verwendet wird, zB

• Artikel
• Warengruppen
• Einstellungen
• MwSt
• Lieferanten
• Kunden
• Lohn: Zuschläge/Abzüge
• Personal: Angestellte

Idealerweise notieren Sie die Verwendung der alten Konten.

Umstellung

In einem ruhigen Moment, wo niemand anders im Helper arbeitet (zB Wochenende):

1. Alle Konten im laufenden Buchungsjahr umstellen und den Helper immer die Buchungen umschreiben lassen. Dabei muss man allenfalls auf die Reihenfolge achten, da ja Kontonummern evtl. im neuen Plan wieder verwendet werden, die im alten schon belegt waren. Dann muss man zuerst 'den Platz frei machen'. Beispiel: Im Käfer war der Lohn auf 4000, neu auf 5000. Dort ist aber noch ein Aufwandkonto. Also muss man zuerst dieses verschieben und dann den Lohn von 4000 auf 5000. Alternativ kann man zuerst alle alten Konten zB von 3000 auf 14000 umstellen und dann in einem zweiten Schritt von 14000 auf 5000.
2. In den Einstellungen/Artikeln/Lieferanten etc. (siehe oben) die neuen Kontonummern verwenden