Debitoren

In Debitorenmodul können Sie sich die offenen Posten anzeigen lassen, ersehen den Status und das Datum eines allfälligen Zahlungseingangs, können Mahnungen verschicken und Zahlungseingänge buchen.
Ausserdem lassen sich schnell und übersichtlich einfache Auswertungen darstellen.

Beim Erstellen einer Rechnung aus einem Auftrag oder einer Sammelrechnung wird zeitgleich immer auch ein Debitor erzeugt.
Der Status bleibt solange «offen», bis der gesamte Rechnungsbetrag abgebucht wird (-> Status «erledigt»). Auch Teilzahlungen sind möglich.
In der Listenansicht können Sie sich einem schnellen Überblick zum Stand der Debitoren verschaffen und verfügen zu jedem einzelnen über Informationen von der Erstellung bis zur endgültigen Begleichung.
Die gute Unterstützung beim Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen sorgt zudem für eine hohe Zahlungsrate.

Abbildung: Fenster «Debitoren» mit Beispielsdaten

Feldreferenzen

Listenansicht

Bitte beachten Sie auch die Seite Standardlisten, wo Sie mehr zum Listenansichtsbereich erfahren (Darstellungs- und Sortiermöglichkeiten, Druckfunktion usw.).

Drop-Down-Menü «Anzeigen»

• «offene (heute)»: Listet alle aktuell noch unbezahlten Debitoren auf.
• «offene am...»: Listet alle offenen Debitoren an einem frei wählbaren Datum aus.
• «Rechnungen»: Listet alle Debitoren unabhängig vom Zahlungsstatus auf. So verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über den Umsatz.
• «Rechnungen mit Mahninfos»: Listet alle Debitoren unabhängig vom Zahlungsstatus mitsamt Datum des letzten Mahnungslaufes auf.
• «Nur 1 Kunde»: Listet alle Debitoren des Kunden auf, welcher mit der geraden markierten Debitorenzeile verbunden ist.
• «Nur 1 Eintrag»: Lässt Sie über die gezielte Eingabe der Auftragsnummer einen Debitor anzeigen.
• «Alte zeigen»: Listet zur aktuellen Drop-Down-Auswahl die Debitoren hinzu, die auf «alt» gestellt wurden.
  

manuelles Abbuchen

Manuelles Verbuchen von Zahlungseingängen

Im rechten Fensterbereich finden Sie die Eingabefelder und Tasten für das manuelle Abbuchen der einzelnen Zahlungen.

Taste «Bezahlt»

Klicken Sie hier, wenn Sie eine Zahlung abbuchen wollen.

Eingabefeld «Zahlung»

Geben Sie hier den bezahlten Betrag ein. Mittels Help-Taste wird der offene Betrag übernommen.

Eingabefeld «Datum der Zahlung»

Mittels Help-Taste wird das heutige Datum übernommen.

Eingabefeld «Bankkonto»

Hier wird das eingestellte Standardkonto vorgeschlagen. Dieses müssen Sie nur bei Bedarf ändern.

Taste «OK»

Übernimmt Ihre Eingaben. Der Debitor erhält den Status «erledigt» und das Zahlungsdatum ist in der entsprechenden Listenspalte sichtbar.

Taste «Abbruch»

Schliesst den Bearbeitungsmodus ohne Änderungen.

Taste «Summe»

Zeigt die Summe der in der Liste markierten Zeilen. Dies ist eine Suchhilfe, wenn beispielsweise der Kunde mehrere Rechnungen als Gesamtbetrag überwiesen hat.

Weitere Funktionen

Taste «Markierte > alt»

Hier können Sie erledigte Debitoren auf «alt» setzen, um diese Liste zu entschlanken.

Taste «Belege drucken»

Druckt die Belege aller markierten Zeilen in den Druckstapel. Bei gedrückter Umschalttaste wird die Fälligkeit jeweils um 10 Tage hinausgeschoben.

Dies kann beispielsweise genutzt werden, um mit einem säumigen Zahler seine offenen Posten zu diskutieren.

Taste «Export»

Exportfunktion für Sage/Sesam Buchhaltung

Zuordnung Differenzbetrag bei Unterzahlung

Unterzahlung

Ist der Überweisungsbetrag geringer als der Betrag, der noch offen ist, lässt Helper beim Abbuchen ein Fenster erscheinen, in welchem Sie wählen können, ob dies im Rahmen der Zahlungstoleranz liegt oder ob Sie den Restbetrag offen lassen wollen.

Betrag offen lassen

Der Differenzbetrag bleibt offen, d. h. der bezahlte Betrag wird als Teilzahlung angesehen und wird allenfalls später gemahnt.

Als Skonto buchen

Der Kunde hat Skonto abgezogen. Die Differenz wird auf das Skonto-Konto gebucht.

Als Debitorenverlust buchen

Der Differenzbetrag wird abgeschrieben, z. B. wenn der Kunde zahlungsunfähig ist (Betrag CHF 0.00 eingeben). Hier können Sie aber auch kleine Abrundungen eingeben.

Als Wechselspesen buchen

Umrechnungsverlust aus Auslandüberweisung

Als Bankspesen buchen

Verlust, wenn der Kunde die Überweisungsspesen nicht mitträgt.

Überzahlung

Zuordnung Differenzbetrag bei Überzahlung

Eine Überzahlung liegt vor, wenn mehr überwiesen wurde, als geschuldet ist.
Helper schlägt Ihnen beim Abbuchen folgende Möglichkeiten vor:

Gutschrift schicken

Liegt eine Überzahlung vor, sollten Sie dies gleich dem Auftraggeber mit dem Senden einer Gutschrift anzeigen.

Als besonderer Ertrag verbuchen

Sie behalten einen geringen Differenzbetrag, da der Aufwand für die Rücküberweisung in keinem Verhältnis zu diesem steht.

Als Wechselspesen buchen

Umrechnungsgewinn aus Auslandüberweisung

ZED/XML-Import

Falls Sie orange Einzahlungsscheine mit Ihren Rechnungen versenden, erhalten sie von Ihrem Finanzinstitut eine Zahlungseingangs-Datei (ZED) mit den gutgeschriebenen Zahlungen.

ZED-File testen

Hiermit können Sie ein ZED-File testweise importieren. Die Datei wird analysiert, aber löst keine Abbuchungen aus. Bei Problemen nehmen Sie bitte mit Profile GmbH Kontakt auf.

File importieren

Liest die Datei ein und das ZED-Fenster öffnet sich. Danach werden die Zahlungseingänge abgebucht.

Sammelzahlungen

Bezahlt ein Kunde mehrere Rechnungen in einem einzigen Paket, so ist das eine Sammelzahlung. Hier können Sie den Gesamtbetrag auf die einzelnen Debitoren aufteilen.

Taste «Erstellen»

Hat ein Kunde eine Sammelzahlung gemacht, klicken Sie auf einen beliebigen Debitor dieses Kunden und dann auf diese Taste. Es öffnet sich das Sammelzahlungsfenster, in welchem sie alle offenen Rechnungen und Gutschriften zu diesem Kunden sehen und die Abbuchungen vornehmen können.

Taste «Erstellen 2»

Lässt Sie eine Sammelzahlung auf verschiedene Kunden aufteilen (z. B. Filialen, die als unterschiedliche Kunden erfasst sind, aber die Buchhaltung teilen).

Taste «Ansehen»

Lässt Sie bei einem über eine Sammelzahlung abgebuchten Debitor sehen, welche andere Debitoren ebenfalls in diesem Zahlungspaket waren.

Verbuchung

Taste «Ansehen»

Zeigt an, in welche Buchhaltungskonti der markierte Debitor bei der Rechnungserstellung gebucht wurde (Ertragskonto, MWST-Konto usw.).

Abbuchung

«Taste «Ansehen»

Zeigt an, welche Buchhaltungskonti beim Abbuchen verwendet wurden (z. B. Bankkonto).

Mahnwesen

Taste «Fällige markieren»

Markiert die Fälligen in der Liste.

Taste «Markierte mahnen»

Der Mahnungslauf wird ausgelöst. Je nach Einstellung geschieht dies über Druck oder als E-Mailversand mit PDF-Anhang. Die Mahnstufe wird dadurch erhöht.

Hat ein Kunde mehrere offenen Debitoren erhält er einen Kontoauszug.

Taste «Mahnungen drucken»

Druckt für die markierten Debitoren die letzte Mahnung nochmals aus. Die Mahnstufe erhöht sich dadurch nicht (z. B. Mahnung wird nachverlangt)

Mahnungen können in den Druckstapel geschickt werden, Kontoauszüge hingegen werden immer direkt ausgedruckt.

Menüs

Menüspalte «Debitoren»

Neu

Dieser Menupunkt iat ausgegraut und hat hier keine Funktion. Einen neuen Debitor erstellen Sie im Auftragsmodul durch das Verrechnen eines Auftrages.

Bezahlt

Lässt Sie einen Debitor abbuchen (gleiche Funktion wie Taste «Bezahlt»).

Löschen

Lässt Sie einen Debitor löschen. Der Auftrag und die Rechnung werden dadurch nicht gelöscht. Dies sollten Sie nur in Ausnahmefällen tun.

Die anderen Menüeinträge haben keine Funktion.

Menüspalte «Auswertungen»

Hier finden Sie alle Reports. Details dazu siehe unten.

Typische Prozesse

Jahresanfangsdebitoren

Einstellungen

Reports

Diese Reports finden Sie oben im Menu Auswertungen.

Alle Debitoren

Liste alle Debitoren einer Periode auf (nach Rechnungsdatum).

Offene Debitoren

Listet alle Debitoren auf, die an einem bestimmten Tag offen waren.

bezahlte Debitoren

Listet alle Debitoren auf, die in einer bestimmten Periode bezahlt wurden.