Debitoren

In Debitorenmodul können Sie sich die offenen Posten anzeigen lassen, ersehen den Status (offen oder erledigt) und das Datum eines allfälligen Zahlungseingangs, können Mahnungen verschicken und Zahlungseingänge buchen.
Ausserdem lassen sich schnell und übersichtlich einfache Auswertungen darstellen.

Beim Erstellen einer Rechnung aus einem Auftrag oder einer Sammelrechnung wird zugleich ein Debitor erzeugt. Der Status bleibt «offen» bis der volle Rechnungsbetrag abgebucht wird. Mehrere Teilzahlungen sind selbstverständlich ebenso möglich. In der Listenansicht können Sie sich einem schnellen Überblick zum Stand der Debitoren verschaffen und verfügen zu jedem einzelnen über Informationen von der Erstellung bis zur endgültigen Begleichung. Die gute Unterstützung beim Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen sorgt für eine hohe Zahlungsrate.

Abbildung: Fenster «Debitoren» mit Beispielsdaten

Feldreferenz

Listenansicht

Bitte beachten Sie auch die Seite Standardlisten, wo Sie mehr zum Listenansichtsbereich erfahren (Darstellungs- und Sortiermöglichkeiten, Druckfunktion usw.).

Drop-Down-Menü «Anzeigen»

• «offene (heute)» listet ausschliesslich die offenen , d.h. unbezahlten Debis auf. So können Sie sehen, welche Rechnungen unbezahlt sind, wie lange Rechnungen schon fällig sind etc.
• «offene am...» listet alle Debis auf, die an einem Datum offen waren, egal, ob sie es heute noch sind.
• «Rechnungen» listet alle Debis auf, egal, ob sie heute offen sind oder nicht. Hier können Sie den Umsatz herausfinden.
• «Rechnungen mit Mahninfos» listet alle Debis auf, egal, ob sie heute offen sind oder nicht und zeigt dazu an, wann sie gemahnt wurden.
• «Nur 1 Kunde» zeigt alle Debis des Kunden des aktuell angewählten Debis an.
• «Nur 1 Eintrag» lässt Sie eine Auftragsnummer eingeben und zeigt dann den zugehörigen Debi an.
• «Alte zeigen» listet zu den aktuellen Debis, die als alt markierten Debis dazu.

Sie können auf die Listenköpfe klicken, um die Liste nach der angeklickten Spalte zu sortieren.

Bezahlt

Wenn Sie eine Zahlung eines Kunden für eine Rechnung (keine Sammelzahlung!) erhalten, klicken Sie auf Bezahlt und geben Sie Betrag, Datum (Buchungsdatum) der Zahlung und das Bankonto, auf das die Zahlung einging, ein. Stimmt der bezahlte Betrag nicht mit dem zu zahlenden Betrag überein, erscheint ein Fenster, in dem Sie bestimmen können, was mit der Differenz geschehen soll.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Kunde bezahlt zu wenig:

Verbuchung als Skonto

Der Kunde hat Skonto abgezogen. Die Differenz wird auf das Skonto-Konto gebucht.

Verbuchung als Debitorenverlust

Wir erwarten die Differenz nicht mehr. Typischerweise, wenn der Kunde Konkurs gemacht hat. Um einen ganzen Debi als Verlust zu buchen, geben Sie als Betrag 0 ein.

Verbuchung als Währungsdifferenz

Typischerweise bei Kunden aus dem Ausland.

Betrag offen lassen

d.h. der bezahlte Betrag wird als Teilzahlung angesehen. Die Differenz bleibt offen und wird allenfalls später gemahnt.

Verbuchung als Bankspesen

Ein seltener Fall.

Kunde bezahlt zu viel:

Verbuchung als besonderer Ertrag

Sie behalten die Differenz. Typischerweise machen Sie dass, wenn es um kleine Beträge geht.

Gutschrift schicken

d.h. es wird für den zuviel bezahlten Betrag eine Gutschrift erstellt. Der Kunde kann die Differenz bei seiner nächsten Zahlung abziehen, oder Sie überweisen den Betrag zurück.

Zahlungeingänge auf Datenträger

ZED-File

Falls Sie orange Einzahlungscheine für Ihre Rechnungen benutzen erhalten sie periodisch von Ihrer Bank entweder per Post oder via Internet ein File mit den eingegangen Zahlungen, das ZED-File. (ZED=Zahlungseingänge auf Datenträger). Für das Handling dieses Files gibt es zwei Tasten:

ZED-File testen

Hiermit können Sie ein ZED-File probehalber importieren. Es wird nichts gebucht. Das File wird syntaktisch analysiert, ob es importierbar ist. Es erscheinen dieselben Meldungen, wie beim Import. Diese Meldungen können auf Wunsch auch als Liste ausgedruckt werden. Ist das File in Ordnung, können Sie es importieren. Anderenfalls sollten Sie sich vergewissern, ob es wirklich ein ZED-File ist und sich mit Ihrer Bank oder pro_File GmbH in Verbindung setzen.

File importieren

Hiermit wird das File tatsächlich importiert und gebucht. Es öffnet sich das ZED-Fenster.

Sammelzahlungen

Sammelzahlungen

Bezahlt ein Kunde mehrere seiner Rechnungen oder Sammelrechnungen gemeinsam, mit einer Überweisung, so ist das eine Sammelzahlung.

Sammelzahlungen erstellen

Hat ein Kunde eine Sammelzahlung gemacht, klicken Sie auf eine beliebigen Debi dieses Kunden und dann auf diese Taste. Es öffnet sich ein Fenster, in dem sie alle noch offenen Rechnungen/Sammelrechnungen und Gutschriften des Kunden sehen, das Sammelzahlungsfenster.

Sammelzahlung ansehen

Wenn Sie wissen wollen, mit welchen anderen Rechnungen/Gutschriften zusammen eine Rechnung bezahlt worden ist, wählen Sie die Rechnung in der Liste an und klicken auf Sammelzahlung ansehen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Abbuchung der Sammelzahlung sehen.

Abbuchung ansehen

Wenn Sie wissen wollen, wie die Differenz zwischen bezahltem Betrag und Rechnungsbetrag eines Debis verbucht wurde, wählen Sie den fraglichen Debi an und klicken Sie auf diese Taste. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Abbuchung des gewählten Debis sehen.

Mahnwesen

Fällige markieren

Wenn Sie auf diese Taste klicken, werden alle Debis in der Liste markiert, die fällig sind.

Markierte mahnen

Die Mahnstufe wird bei allen markierten Debis erhöht. Dann werden Mahnungen / Kontoauszüge für alle markierten Debis ausgedruckt. Hat ein Kunde mehrere offenen Debis erhält er einen Kontoauszug, ist nur ein Debi offen wird eine Mahnung für diesen Debi gedruckt.

Mahnungen drucken

Es werden für alle markierten Debis Mahnungen ausgedruckt. Die Mahnstufe wird nicht erhöht. Benutzen Sie diese Taste zB, wenn Mahnungen verlorengegangen sind und Sie sie nochmals verschicken möchten.

Mahnungen können auf den Druckstapel geschickt werden, Kontoauszüge werden immer sofort ausgedruckt.

Menus

Menu Debitoren

Neu

Dieser Menupunkt iat ausgegraut. Erstellen Sie neue Debitoren, indem Sie einen Auftrag und eine Rechnung dazu machen.

Bezahlt

Lässt Sie einen Debi als bezahlt markieren. Siehe oben Taste 'Bezahlt'.

Löschen

Lässt Sie einen Debi löschen. Der Auftrag und die Rechnung werden nicht gelöscht. Das sollten Sie nur in Ausnahmefällen tun.

Menu Auswertungen

Hier finden Sie alle Reports. Details dazu siehe unten.

Typische Prozesse

Jahresanfangsdebitoren

Einstellungen

Reports

Diese Reports finden Sie oben im Menu Auswertungen.

Alle Debitoren

Liste alle Debitoren einer Periode auf (nach Rechnungsdatum).

Offene Debitoren

Listet alle Debitoren auf, die an einem bestimmten Tag offen waren.

bezahlte Debitoren

Listet alle Debitoren auf, die in einer bestimmten Periode bezahlt wurden.