Debitoren

In Debitorenmodul können Sie sich die offenen Posten anzeigen lassen, ersehen den Status (offen oder erledigt) und das Datum eines allfälligen Zahlungseingangs, können Mahnungen verschicken und Zahlungseingänge buchen.
Ausserdem lassen sich schnell und übersichtlich einfache Auswertungen darstellen.

Beim Erstellen einer Rechnung aus einem Auftrag oder einer Sammelrechnung wird zugleich ein Debitor erzeugt. Der Status bleibt «offen» bis der volle Rechnungsbetrag abgebucht wird. Mehrere Teilzahlungen sind selbstverständlich ebenso möglich. In der Listenansicht können Sie sich einem schnellen Überblick zum Stand der Debitoren verschaffen und verfügen zu jedem einzelnen über Informationen von der Erstellung bis zur endgültigen Begleichung. Die gute Unterstützung beim Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen sorgt für eine hohe Zahlungsrate.

Abbildung: Fenster «Debitoren» mit Beispielsdaten

Feldreferenzen

Listenansicht

Bitte beachten Sie auch die Seite Standardlisten, wo Sie mehr zum Listenansichtsbereich erfahren (Darstellungs- und Sortiermöglichkeiten, Druckfunktion usw.).

Drop-Down-Menü «Anzeigen»

• «offene (heute)»: Listet alle aktuell noch unbezahlten Debitoren auf
• «offene am...»: Listet alle offenen Debitoren an einem frei wählbaren Datum aus
• «Rechnungen»: Listet alle Debitoren unabhängig vom Zahlungsstatus auf. So verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über den Umsatz.
• «Rechnungen mit Mahninfos»: Listet alle Debitoren unabhängig vom Zahlungsstatus mitsamt Datum des letzten Mahnungslaufes auf.
• «Nur 1 Kunde»: Listet alle Debitoren des Kunden, der hinter der geraden markierten Debitorenzeile steht.
• «Nur 1 Eintrag»: Lässt Sie über die gezielte Eingabe der Auftragsnummer einen Debitor anzeigen.
• «Alte zeigen»: Listet zur aktuellen Drop-Down-Auswahl die Debitoren hinzu, die auf «alt» gestellt wurden.
  

manuelles Abbuchen

Manuelles Verbuchen von Zahlungseingängen

Im rechten Fensterbereich finden Sie die Eingabefelder und Tasten für das manuelle Abbuchen der einzelnen Zahlungen.

Taste «Bezahlt»

Klicken Sie hier, wenn Sie eine einzelne Zahlung abbuchen wollen.

Eingabefeld «Zahlung»

Geben Sie hier den bezahlten Betrag ein. Mittels Help-Taste wird der offene Betrag übernommen.

Eingabefeld «Datum der Zahlung»

Mittels Help-Taste wird das heutige Datum übernommen.

Eingabefeld «Bankkonto»

Hier wird das eingestellte Standardkonto vorgeschlagen. Dieses müssen Sie nur bei Bedarf ändern.

Taste «OK»

Bestätigt Ihre Eingaben. Der Debitor erhält den Status «erledigt» und das Zahlungsdatum ist in der entsprechenden Listenspalte sichtbar.

Taste «Abbruch»

Schliesst den Bearbeitungsmodus ohne Änderungen.

Taste «Summe»

Zeigt die Summe der in der Liste markierten Zeilen. Dies ist eine Suchhilfe, wenn beispielsweise der Kunde mehrere Rechnungen als Gesamtbetrag überwiesen hat.

Weitere Funktionen

Taste «Markierte > alt»

Hier können Sie erledigte Debitoren auf «alt», um diese Liste zu entschlanken.

Taste «Belege drucken»

Druckt die Belege aller markierten Zeilen in den Druckstapel. Bei gedrückter Umschalttaste wird die Fälligkeit jeweils um 10 Tage hinausgeschoben.

Dies kann beispielsweise genutzt werden, um mit einem säumigen Zahler seine offenen Posten zu diskutieren.

Taste «Export»

Exportfunktion für Sage/Sesam Buchhaltung

Zuordnung Fehlbetrag

Unterzahlung

Ist der Überweisungsbetrag geringer als der Betrag, der noch offen ist, lässt Helper beim Abbuchen ein Fenster erscheinen, in welchem Sie wählen können, ob dies im Rahmen der Zahlungstoleranz liegt oder ob Sie den Restbetrag offen lassen wollen.

Betrag offen lassen

Der Differnzbetrag bleibt offen, d. h. der bezahlte Betrag wird als Teilzahlung angesehen und wird allenfalls später gemahnt.

Als Skonto buchen

Der Kunde hat Skonto abgezogen. Die Differenz wird auf das Skonto-Konto gebucht.

Als Debitorenverlust buchen

Der Differenzbetrag wird abgeschrieben, z. B. wenn der Kunde zahlungsunfähig ist (Betrag CHF 0.00 eingeben). Hier können Sie aber auch kleine Abrundungen eingeben.

Als Wechselspesen buchen

Währungsverlust aus Auslandüberweisungen

Als Bankspesen buchen

Verlust, wenn der Kunde die Überweisungsspesen nicht mitträgt

==

Verbuchung als besonderer Ertrag

Sie behalten die Differenz. Typischerweise machen Sie dass, wenn es um kleine Beträge geht.

Gutschrift schicken

d.h. es wird für den zuviel bezahlten Betrag eine Gutschrift erstellt. Der Kunde kann die Differenz bei seiner nächsten Zahlung abziehen, oder Sie überweisen den Betrag zurück.

Zahlungeingänge auf Datenträger

ZED-File

Falls Sie orange Einzahlungscheine für Ihre Rechnungen benutzen erhalten sie periodisch von Ihrer Bank entweder per Post oder via Internet ein File mit den eingegangen Zahlungen, das ZED-File. (ZED=Zahlungseingänge auf Datenträger). Für das Handling dieses Files gibt es zwei Tasten:

ZED-File testen

Hiermit können Sie ein ZED-File probehalber importieren. Es wird nichts gebucht. Das File wird syntaktisch analysiert, ob es importierbar ist. Es erscheinen dieselben Meldungen, wie beim Import. Diese Meldungen können auf Wunsch auch als Liste ausgedruckt werden. Ist das File in Ordnung, können Sie es importieren. Anderenfalls sollten Sie sich vergewissern, ob es wirklich ein ZED-File ist und sich mit Ihrer Bank oder pro_File GmbH in Verbindung setzen.

File importieren

Hiermit wird das File tatsächlich importiert und gebucht. Es öffnet sich das ZED-Fenster.

Sammelzahlungen

Sammelzahlungen

Bezahlt ein Kunde mehrere seiner Rechnungen oder Sammelrechnungen gemeinsam, mit einer Überweisung, so ist das eine Sammelzahlung.

Sammelzahlungen erstellen

Hat ein Kunde eine Sammelzahlung gemacht, klicken Sie auf eine beliebigen Debi dieses Kunden und dann auf diese Taste. Es öffnet sich ein Fenster, in dem sie alle noch offenen Rechnungen/Sammelrechnungen und Gutschriften des Kunden sehen, das Sammelzahlungsfenster.

Sammelzahlung ansehen

Wenn Sie wissen wollen, mit welchen anderen Rechnungen/Gutschriften zusammen eine Rechnung bezahlt worden ist, wählen Sie die Rechnung in der Liste an und klicken auf Sammelzahlung ansehen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Abbuchung der Sammelzahlung sehen.

Abbuchung ansehen

Wenn Sie wissen wollen, wie die Differenz zwischen bezahltem Betrag und Rechnungsbetrag eines Debis verbucht wurde, wählen Sie den fraglichen Debi an und klicken Sie auf diese Taste. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Abbuchung des gewählten Debis sehen.

Mahnwesen

Fällige markieren

Wenn Sie auf diese Taste klicken, werden alle Debis in der Liste markiert, die fällig sind.

Markierte mahnen

Die Mahnstufe wird bei allen markierten Debis erhöht. Dann werden Mahnungen / Kontoauszüge für alle markierten Debis ausgedruckt. Hat ein Kunde mehrere offenen Debis erhält er einen Kontoauszug, ist nur ein Debi offen wird eine Mahnung für diesen Debi gedruckt.

Mahnungen drucken

Es werden für alle markierten Debis Mahnungen ausgedruckt. Die Mahnstufe wird nicht erhöht. Benutzen Sie diese Taste zB, wenn Mahnungen verlorengegangen sind und Sie sie nochmals verschicken möchten.

Mahnungen können auf den Druckstapel geschickt werden, Kontoauszüge werden immer sofort ausgedruckt.

Menus

Menu Debitoren

Neu

Dieser Menupunkt iat ausgegraut. Erstellen Sie neue Debitoren, indem Sie einen Auftrag und eine Rechnung dazu machen.

Bezahlt

Lässt Sie einen Debi als bezahlt markieren. Siehe oben Taste 'Bezahlt'.

Löschen

Lässt Sie einen Debi löschen. Der Auftrag und die Rechnung werden nicht gelöscht. Das sollten Sie nur in Ausnahmefällen tun.

Menu Auswertungen

Hier finden Sie alle Reports. Details dazu siehe unten.

Typische Prozesse

Jahresanfangsdebitoren

Einstellungen

Reports

Diese Reports finden Sie oben im Menu Auswertungen.

Alle Debitoren

Liste alle Debitoren einer Periode auf (nach Rechnungsdatum).

Offene Debitoren

Listet alle Debitoren auf, die an einem bestimmten Tag offen waren.

bezahlte Debitoren

Listet alle Debitoren auf, die in einer bestimmten Periode bezahlt wurden.