Einstellungen Aufträge/Offerten/Projekte

Dieses Fenster erreichen Sie unter «Einstellungen -> Aufträge/Offerten/Projekte».

Hier finden Sie eine Vielzahl von Einstellungen zur gesamten Auftragsabwicklung innerhalb von Helper.

Feldreferenzen

Reiter «Aufträge»

Abbildung: Reiter «Aufträge»

Optionsfeld «Eingabemaske Auftragszeilen»

«Helper» ist optimiert für das grafische Gewerbe (Druckvorstufe) und für Übersetzungsdienstleister. Da sich die Auftragsprozesse unterscheiden, kommen auch unterschiedliche Eingabemasken zum Einsatz. Hier können Sie die entsprechende Wahl treffen.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Auftrag verrechnet»

Hier können Sie den Status auswählen, der automatisch bei der Rechnungserstellung dem Auftrag zugewiesen wird.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Auftrag geliefert»

Hier können Sie den Status auswählen, der automatisch beim Ausdruck eines Lieferscheines dem Auftrag zugewiesen wird.

Einstellungen «Auftragsordner»

Hier können Sie steuern, ob unter dem festzulegenden Serverpfad mit dem Erfassen eines neuen Auftrages gleichzeitig ein Ablageverzeichnis erstellt werden soll.

Folgende Möglichkeiten haben Sie dabei:

• kein Verzeichnis erstellen
• Verzeichnis bei neuen Aufträgen erstellen
• Verzeichnis bei neuen Aufträgen erstellen und Nachfrage beim Duplizieren eines bestehenden Auftrages
• Verzeichnis bei neuen Aufträgen und beim Duplizieren automatisch erstellen

Unter «Hierarchie» können Sie zusätzlich Unterverzeichnisse definieren (auch als mehrstufige Verzeichnisstruktur), die gleichzeitig erstellt werden sollen. Für jedes Verzeichnis müssen sie eine eigene Zeile verwenden und beispielsweise wie folgend eintragen:

• Vorlagen
• Ablage
• Ablage/Korrespondenz (bzw. auf Windows: Ablage\Korrespondenz)
• Ablage/Korrespondenz/Lieferscheine

Für den Aufbau des Pfades, beachten Sie bitte die Hinweise unter dem Eingabefeld zu den Platzhaltern.
Bei Bedarf können Sie zu jedem Auftrag auch einen weiteren Ablageort unter «Einstellungen 2» erstellen lassen (z. B. in der Produktionsumgebung).

Dropdown-Auswahl «Workflow»

Wählen Sie hier bei Bedarf Ihren zuvor definierten Workflow für die Rechnungsstellung.

Vorgaben für das Fenster «freie Eingabe»

Hier können Sie eine Art Vorlage für die freie Eingabe, die Ihnen z. B. im Auftragsmodul begegnet, erstellen.

Als Gestaltungselement können Sie auch eine Tabelle verwenden.

Beachten Sie allerdings, dass Sie nur eine Tabelle in die Vorlage einfügen dürfen. Die Rahmenlinien sind später beim Anwenden der «Freien Eingabe» unsichtbar.

Siehe auch Layoutmöglichkeiten unter Freie Eingabe optimieren.

Vortext für Auftragsbestätigung

Dieser wird standardmässig dort angewendet, wo kein eigener Text für diesen Fall definiert wurde.

Ankreuzfeld «Vorschaufenster immer öffnen»

Ankreuzfeld «Automatische Zuweisung des Sachbearbeiters beim Webaufträgen»

Ankreuzfeld «Kundenbetreuer bei Auftrag/Offerte sichtbar»

Workflow-Typ

Geben Sie hier die Nummer Ihres definierten Workflows ein.

Unterverzeichnis im Auftragsverzeichnis für Infobox

Ablageort für die Infobox

Standard-Schlusstext für Aufträge

Dieser wird standardmässig dort angewendet, wo kein eigener Text für diesen Fall definiert wurde.

Standardverhalten beim Laden der Auftragsliste

• Nur eigene Aufträge laden: Nur dem angemeldeten Benutzer zugewiesene Aufträge werden geladen.
• Nur offene Aufträge laden: Es werden in einem ersten Schritt jeweils nur die offenen Aufträge geladen.

Ankreuzfeld «Alte Auftragsnummern beim Duplizieren in Archivort schreiben»

Im Auftragsmodul wird beim Duplizieren eines Auftrages, die Nummer des Quellauftrages in das Feld «Archiv» des neu erstellten Auftrages als verlinkte Referenz eingetragen.

Ankreuzfeld «Liefertermin obligatorisch»

Es muss zwingend ein Liefertermin erfasst werden.

Ankreuzfeld «Aufträge ohne Auftragszeilen duplizieren»

Hier können Sie festlegen, dass beim Duplizieren eines Auftrages die Auftragszeilen nicht kopiert werden. Dieses Verhalten können Sie später während dem Duplizieren im Dialogfenster noch übersteuern.

Ankreuzfeld «Auftragszeilen mit Filialen verknüpfen»

kundenspezifisch

Taste «Pfade ändern»

Hier können Sie global die Laufwerkangabe unter Windows für Aufträge ändern. Dies kann notwendig sein, wenn Sie beispielsweise Ende Jahr, alle Auftragsverzeichnisse an einen anderen Ort verschieben wollen (z. B. von Laufwerk F: auf Laufwerk W:) oder wenn Sie ein neues Laufwerk-Mapping anwenden möchten. Somit ist gewährleistet, dass Helper auch auf verschobene Auftragsverzeichnisse weiterhin Zugriff hat.

Taste «DB ohne Null»

Bitte nur auf Anweisung von Profile GmbH verwenden.

Formatierungsbereich für Standardtexte

Für das Formatieren des Standardtextes beachten Sie dazu bitte die Freie Texteingabe.

Siehe auch Layoutmöglichkeiten unter Freie Eingabe optimieren.

Reiter «Offerten»

Abbildung: Reiter «Offerten»

Ankreuzfeld «Zahlfrist in Offerten nicht übernehmen»

Das Anzeigen der Zahlfrist in Offerten wird unterdrückt.

Ankreuzfeld «Keine Beträge in den Offerten drucken»

In Offerten werden die Beträge nicht angezeigt.

Ankreuzfeld «Zeilen nicht Duplizieren beim Umwandeln in einen Auftrag»

Beim Umwandeln einer Offerte in einen Auftrag werden die Offertzeilen nicht übernommen.

Einstellungen «Offertordner»

Hier können Sie steuern, ob unter dem festzulegenden Serverpfad mit dem Erfassen einer neuen Offerte gleichzeitig ein Ablageverzeichnis erstellt werden soll.

Folgende Möglichkeiten haben Sie dabei:

• kein Verzeichnis erstellen
• Verzeichnis bei neuen Offerten erstellen
• Verzeichnis bei neuen Offerten und beim Duplizieren automatisch erstellen

Für den Aufbau des Pfades, beachten Sie bitte die Hinweise unter dem Eingabefeld zu den Platzhaltern.

Im folgenden Hierarchiefeld können Sie zusätzlich Unterverzeichnisse definieren (auch als mehrstufige Verzeichnisstruktur), die gleichzeitig erstellt werden sollen.
(z. B. Anfrage)

Standard-Vortext für Offerten

Dieser wird standardmässig dort angewendet, wo kein eigener Text für diesen Fall definiert wurde.

Vorgaben für das Fenster «freie Eingabe»

Hier können Sie eine Art Vorlage für die freie Eingabe, die Ihnen z. B. im Auftragsmodul begegnet, erstellen.

Als Gestaltungselement können Sie auch eine Tabelle verwenden.

Beachten Sie allerdings, dass Sie nur eine Tabelle in die Vorlage einfügen dürfen. Die Rahmenlinien sind später beim Anwenden der «Freien Eingabe» unsichtbar.

Standard-Schlusstext für Offerten

Dieser wird standardmässig dort angewendet, wo kein eigener Text für diesen Fall definiert wurde.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Offerte gedruckt»

Hier können Sie den Status auswählen, der automatisch beim Ausdrucken einer Offerte dieser zugewiesen wird.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Offerte umgewandelt»

Hier können Sie den Status auswählen, der automatisch beim Umwandeln in einen Auftrag einer Offerte zugewiesen wird.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Offerte abgelehnt»

Hier können Sie den Status auswählen, der eine abgelehnte Offerte erhalten soll.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Offerte nicht ausführbar»

Hier können Sie den Status auswählen, der eine nicht ausführbare Offerte erhalten soll.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Offertzeile angefragt»

Hier können Sie den Status auswählen, den eine Offertzeile erhält, wenn eine Fremdleistung angefragt wurde.

Dropdown-Auswahl «Status, wenn Offertzeile reserviert»

Hier können Sie den Status auswählen, den eine Offertzeile erhält, wenn der Fremdleister sich eine Zeitspanne reserviert hat.

Taste «Pfade ändern»

Hier können Sie global die Laufwerkangabe unter Windows für Offerten ändern. Dies kann notwendig sein, wenn Sie beispielsweise Ende Jahr, alle Auftragsverzeichnisse an einen anderen Ort verschieben wollen (z. B. von Laufwerk F: auf Laufwerk W:) oder wenn Sie ein neues Laufwerk-Mapping anwenden möchten. Somit ist gewährleistet, dass Helper auch auf verschobene Auftragsverzeichnisse weiterhin Zugriff hat.

Nachfassfrist

Hier können Sie festlegen, nach wie vielen Tagen Ihnen ein Nachfassen bei Offerten vorgeschlagen wird.

Ankreuzfeld «Von-bis-Preise» erlauben

In Offerten Preisspannen erlauben.

Standardverhalten bei Offerten-Auflistung

Ankreuzfeld «Nur eigene Offerten laden»

Hier können Sie festlegen, dass initial nur Ihnen zugewiesene Offerten in die Listenansicht geladen werden.

Ankreuzfeld «Nur offene und gedruckten Offerten laden»

Hier können Sie festlegen, dass initial nur offene und gedruckte Offerten in die Listenansicht geladen werden.

Taste «Status anpassen»

Dieser Prozess sollte nur von Profile GmbH angewendet werden.

Workflowtyp

Geben Sie hier die Nummer Ihres definierten Workflows ein.

Formatierungsbereich für Standardtexte

Für das Formatieren des Standardtextes beachten Sie dazu bitte die Freie Texteingabe.

Siehe auch Layoutmöglichkeiten unter Freie Eingabe optimieren.

Reiter «Projekte»

Abbildung: Reiter «Projekte»

Einstellung bei «Umwandlung einer Leistung in eine Auftragszeile»

Folgende Einstellungen sind möglich:

• Detailliert mit Spesen: ausführlich mit aufgeführten Spesen
• Detailliert ohne Spesen: ausführlich ohne aufgeführte Spesen
• Summarisch mit Spesen: zusammenfassend mit aufgeführten Spesen
• Summarisch ohne Spesen: zusammenfassend ohne aufgeführte Spesen

Spesenartikel bei Umwandlung

Geben Sie hier einen erfassten Artikel ein, der bei einer Umwandlung für die Spesen verwendet werden soll (z. B. Kürzel SPESEN).

Dropdown «Status für neue Projekte»

Legen Sie hier den Status für ein neu angelegtes Projekt fest.

Dropdown «Status für verrechnetes Projekt»

Legen Sie hier den Status fest, den ein Projekt mit seiner Verrechnung erhalten soll.

Ankreuzfeld «Leistungspreise nur mit höchster Sicherheitsstufe sichtbar»

Hier können Sie festlegen, dass die Leistungspreise nicht für jedermann sichtbar sind.

Ankreuzfeld «Leistungen ohne Preise eingeben»

Legen Sie hier fest, dass die Leistungen ohne Preis eingegeben werden sollen.

Optionsfeld «Datumsvorschlag bei Leistungen»

Sie können festlegen, welches Datum bei der Eingabe von Leistungen vorgeschlagen werden soll:

• heutiges Datum
• Datum vom Vortag
• Datum des letzten Arbeitstages (ohne Samstag und Sonntag)

Formatierungsbereich für Standardtexte

Für das Formatieren des Standardtextes beachten Sie dazu bitte die Freie Texteingabe.

Reiter «Aufträge & Offerten»

Abbildung: Reiter «Aufträge & Offerten»

Bezeichnung des Auftrag-/Offerttitels

Geben Sie hier eine Bezeichnung ein, die den Betreff einleiten.

Die Festlegung «Betreff» erscheint danach z. B. als «Betreff: Digitalisierungprojekt Bucharchviv)».

Bereich Namen für freie Felder

In der Auftrags-/Offertmaske haben Sie Eingabefelder zur freien Verfügung. Für diese können Sie hier eine Feldbezeichnung festlegen (z. B. interne Projektbezeichnung).

Falls Sie diese Feldbezeichnungen und Inhalte auch auf Ihren Belegen sichtbar machen möchten, wenden Sie sich bitte an Profile GmbH.

Trenner für Auftragszeile

Standard ist «$»

Format der Auftragszeilenbezeichnung

Standardmässig leer

Standard_MWST-Satz

Geben Sie hier den Code des aktuellen MWST-Normalsatzes ein.

Sie können jederzeit im einzelnen Auftrag den MWST-Ansatz in einen reduzierten Satz umwandeln oder für Auslandleistungen ganz entfernen.

Mehr über das Erfassen der Ansätze erfahren Sie unter MWST-Sätze.

Ankreuzfeld «Ein MWST-Satz»

Hier können Sie festlegen, dass nur der Standard-MWST-Ansatz verwendet werden soll.

Ankreuzfeld «Freie Eingabe»

Hier können Sie ermöglichen, dass der MWST-Ansatz jederzeit geändert werden kann.

Ankreuzfeld «Korrespondenzfenster immer öffnen»

Hier können Sie festlegen, dass beim Einstieg ins Auftrags- oder Offertenmodul das Fenster «Korrespondenz» immer auch geöffnet wird.

Ankreuzfeld «Terminfenster immer öffnen»

Hier können Sie festlegen, dass beim Einstieg ins Auftrags- oder Offertenmodul das Fenster «Termin» immer auch geöffnet wird.

Ankreuzfeld «Unterlagen im Fenster Lieferanten-Kalkulationsbemerkungen anzeigen»

Hier können Sie festlegen, dass im Fenster «Lieferanten-Kalkulationsbemerkungen» im Auftrags- oder Offertenmodul das Register «Unterlagen» angezeigt wird.

Ankreuzfeld «Unterlagen im Fenster Kunden-Kalkulationsbemerkungen anzeigen»

Hier können Sie festlegen, dass im Fenster «Kunden-Kalkulationsbemerkungen» im Auftrags- oder Offertenmodul das Register «Unterlagen» angezeigt wird.

Ankreuzfeld «Fenster Lieferanten-Kalkulationsbemerkungen immer öffnen»

Hier können Sie festlegen, dass beim Einstieg ins Auftrags- oder Offertenmodul das Fenster «Lieferanten-Kalkulationsbemerkungen» immer auch geöffnet wird.

Ankreuzfeld «Fenster Kunden-Kalkulationsbemerkungen immer öffnen»

Hier können Sie festlegen, dass beim Einstieg ins Auftrags- oder Offertenmodul das Fenster «Kunden-Kalkulationsbemerkungen» immer auch geöffnet wird.

Ankreuzfeld «Produktefenster immer öffnen»

Hier können Sie festlegen, dass beim Einstieg ins Auftrags- oder Offertenmodul das Fenster «Produkte» immer auch geöffnet wird.

Ankreuzfeld «Begleitlieferschein immer öffnen»

Hier können Sie festlegen, dass beim Einstieg ins Auftrags- oder Offertenmodul das Fenster «Begleitlieferschein» immer auch geöffnet wird.

Ankreuzfeld «Individuelles Fenster immer öffnen»

Hier können Sie festlegen, dass beim Einstieg ins Auftrags- oder Offertenmodul das individuelle Fenster immer auch geöffnet wird.

Werbetexte für Belege

Hier können Sie einen aktuellen Werbetext eingeben und bei Bedarf anpassen.

Im Gegensatz zu einem fest in Belegen einprogrammierten Werbetext (z. B. in Offerte), haben Sie hier die Möglichkeit, diesen jederzeit selbst einzugeben oder zu entfernen.

Evtl. muss dieses Feld auf Ihren Belegen durch Profile GmbH noch sichtbar gemacht werden.

Ordner, wo importierfähige RTF-Dateien liegen

Spezialanwendung. Legen Sie hier einen Pfad fest, falls Sie vorbereitete Datenimporte für Offert-/Auftragszeilen im RTF-Format vornehmen wollen.

Optionsfeld «Individuelle Daten»

Hier können Sie festlegen, ob für die Eingabe von «Spezifischen Daten» mit den «Helper»-Standardfenstern oder mit angepassten Fenstern gearbeitet werden soll.

Optionsfeld «Lieferadresse bei Aufträgen mit Agentur»

Hier können Sie festlegen, ob bei Aufträgen mit Agentur als Lieferadresse diejenige der Agentur oder diejenige des Kunden vorgeschlagen werden soll. (typisch bei Vorstufenfirma -> Agenturadresse; typisch bei Druckerei -> Kundenadresse)

Ankreuzfeld «Einkaufpreise in Fremdwährung möglich»

Setzen hier einen Haken, falls Sie Einkaufspreise in Fremdwährung möglich machen wollen.

Ankreuzfeld «Marge und Deckungsbeitrag automatisch berechnen»

Setzen hier einen Haken, falls Sie Marge und Deckungsbeitrag automatisch berechnen lassen wollen.

Wenn diese Funktion aktiviert ist, kann dies zu einer spürbaren Verlangsamung im Auftragsmodul führen.

Name des individuellen Auftragsfensters

Hier ist die Bezeichnung des individuellen Fensters eingetragen, welches im Auftragsmodul verwendet wird.

Optionsfeld «Pauschalkorrektur»

Legen Sie hier fest, wie eine nachträgliche Preiskorrektur in Offerte oder Auftrag angewendet werden soll:

• als unsichtbarer Rabatt auf allen Zeilen (verhältnisgleich)
• durch Hinzufügen einer Korrektur-Zeile

Ankreuzfeld «Auflagenverteilung einschalten»

Legen Sie hier fest, wenn Sie Auflagen beim T-Shirt-Siebdruck aufteilen wollen.

Optionsfeld «Reihenfolge neuer Zeilen»

Hier legen Sie fest, ob neu erfasste Auftrags- oder Offertzeilen jeweils unter bereits bestehenden Zeilen eingefügt werden sollen.

Optionsfeld «Tastenbelegung»

Legen Sie hier fest, für welches Fenster die Tastenbelegung gelten soll.

Reiter «Lieferscheine & Sammelrechnungen»

Abbildung: Reiter «Lieferscheine & Sammelrechnungen»

Optionsfeld «Lieferscheindatum auf Sammelrechnung»

Legen Sie hier fest, ob für die Sammelrechnung das manuell eingetragene Lieferdatum oder das Erstelldatum des Lieferscheines berücksichtigt werden soll.

Ankreuzfeld «Bei Lieferverzug Grund angeben»

Hier können Sie festlegen, dass ein Lieferverzug begründet werden muss.

Ankreuzfeld «Betrag erscheint auf Lieferschein»

Hier können Sie festlegen, dass auf dem Lieferschein Preise ersichtlich sind.

Diese globale Voreinstellung können Sie in den einzelnen Aufträgen noch übersteuern.

Ankreuzfeld «Zahlungsfrist erscheint nicht auf Lieferschein»

Sie können hier verhindern, dass auf dem Lieferschein das Zahlungsziel erscheint.

Frühestes Rechnungsdatum

Hier können Sie ein Datum festlegen, ab welchem Einzel- oder Sammelrechnungen nachträglich geändert und neu erstellt werden können.

Reiter «LEFA» (Modul für Leistungserfassung)

Abbildung: Reiter «LEFA»

Ankreuzfeld «Waren nur in EK-Menge in Auftragszeilen»

Legen Sie hier fest, dass in der «LEFA» erfasste Waren entweder nur in die Einkaufsmenge kommen oder in die Verkaufsmenge.

Frühestes Datum für Leistungen

Hier können Sie definieren, innerhalb wievieler Tage Leistungen erfasst werden dürfen.

Mit einem engen Zeitfenster können Sie die Benutzer dazu anhalten, dies zeitnah zu tun (z. B. innerhalb einer Woche).

Sie können diesen Wert auch vorübergehend anpassen, sollten Sie ausnahmsweise ältere Leistungen nacherfassen müssen.

Optionsfeld «Leistungszuordnung»

Hier können Sie festlegen, ob Leistungen sowohl auf Aufträge und Projekte oder nur projektbezogen gebucht werden dürfen.

• Option «Aufträge und Projekte»: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die Leistungen auf die Aufträge und nicht verrechenbare Aufwände auf das Projekt selber buchen möchten.
• Option «nur Projekte»: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die produktiven Leistungen auf das Projekt buchen möchten und die Aufträge nur zur Verrechnung verwenden.

Ankreuzfeld «Ausgabe von Stundenübersicht sperren»

Hier können Sie verhindern, dass der Benutzer seine Monatsübersicht mit den abgeleisteten Stunden ausgeben kann.

Ankreuzfeld «Auftragsbeschreibung in der LEFA editierbar»

Hier können Sie einstellen, dass die Produktionsbeschreibung der Aufträge in der LEFA editiert werden kann.

Ankreuzfeld «Produktzuweisung zwingend

Datensatznummer, falls nur ein Artikel verwendet werden darf

Hier können durch die Eingabe eines Wertes festlegen, dass nur ein ausgesuchter Artikel als Leistung verwendet werden kann.

Formel für Erscheinungsbild der Auftragszeile

Hier kann festgelegt werden, wie eine aus der Leistung generierte Auftragszeile aussehen soll.

Verwenden Sie die Taste «Standard», um das Feld mit einem Vorschlag zu befüllen, welchen Sie anpassen können.

Optionsfeld «Verwendeter Text in Zusammenzug bei Auftragszeilen aus Leistungen»

Legen Sie fest, welches Erscheinungsbild für die generierten Auftragszeilen verwendet werden sollen (Warengruppe/Leistungen oder die Auftragszeilenbezeichnung).

Reiter «Termine»

Profile GmbH nimmt hier beim erstmaligen Einrichten von «Helper» zusammen mit Ihnen bedürfnisentsprechend die Einstellungen zu den Terminen vor.

Abbildung: Reiter «Termine»

Standard-Uhrzeit für Termine

«Helper» erweitert den Endtermin auf Tagesbasis mit der hier eingetragenen Uhrzeit.

Dies kann beispielsweise das Ende des Arbeitstages sein (z. B.17:00). Die Uhrzeit kann in den einzelnen Aufträgen nochmals angepasst werden.

Reiter «SixOMC»

Profile GmbH hilft Ihnen gerne bei der Schnittstellen-Einrichtung zum Media-Asset-Management-System «SixOMC» (ehemals Opix).

Reiter «Reklamationen»

Hier können Sie das «Helper»-interne Reklamationsmanagement global eingeschaltet lassen oder deaktivieren.

Reiter «Auftragszeilen»

Profile GmbH nimmt hier beim erstmaligen Einrichten von «Helper» zusammen mit Ihnen bedürfnisentsprechend die Einstellungen zu den automatischen Statusanpassungen vor.

Beachten Sie dazu auch das Einrichten unter Grundeinstellungen Status.

Abbildung: Reiter «Auftragszeilen»

Reiter «Produkte»

Hier können Sie bei Bedarf eine Vorlage für den Textblock aus Produktdaten erstellen.
Siehe auch Layoutmöglichkeiten unter Freie Eingabe optimieren.

Reiter «Esko»

Profile GmbH hilft Ihnen gerne bei der Schnittstellen-Einrichtung für den Datenaustausch mit «Esko».

Reiter «TG-Plot»

Profile GmbH hilft Ihnen gerne bei der Schnittstellen-Einrichtung für den Datenaustausch mit der Plotmanagement-Lösung «TG-Plot»

Reiter «Reprografie»

Hier können Reprografie-Erweiterung bei Bedarf einschalten. Bitte lassen Sie sich von Profile GmbH beraten.

Reiter «Begleitlieferschein»

Hier können Sie bei Bedarf eine Vorlage für den Begleitlieferschein erstellen.

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