Debitorenkonto kontrollieren

Der Helper bucht das Debitorenkonto automatisch bei jedem Verschicken und Bezahlen eines Debitors. Der Saldo des Debitorenkontos sollte also immer dem Total der offenen Debitoren entsprechen.

Wie kontrolliere ich das?

Der Saldo des Debitorenkontos sollte dem Total der offenen Debitoren entsprechen.

• Gehen Sie in die Buchhaltung:Kontenrahmen, wählen Sie das Debitorenkonto und lassen Sie sich den Saldo des Tages anzeigen, an dem Sie den Abschluss machen wollen.
• Gehen Sie in Debitorenfenster und wählen Sie da im Menu Auswertungen:Offene Debitoren. Geben Sie das Datum des Abschlusses ein. Es erscheint eine Liste mit einem Total.

Der Saldo und das Total der Liste sollte übereinstimmen.

Was muss ich machen, wenn es nicht stimmt?

Fehlerliste erstellen

Zur Fehlersuche im Debitorenkonto gibt es eine Liste, die Ihnen genau die Tage zeigt, an denen es Differenzen gibt. Das Erstellen der Liste dauert in der Regel recht lange. Lassen Sie es am besten über Mittag oder über Nacht laufen. Die Liste erstellen Sie so:

• Gehen Sie in Buchhaltung:Kontenrahmen.
• Wählen Sie im Menu Konto:Konten testen:Debitorenkonto kontrollieren.
• Geben Sie an, von wann bis wann Sie das Konto kontrollieren wollen. In der Regel ist das seit dem letzten Abschluss bis zum jetzigen Abschluss.

Fehlerliste interpretieren

Die Fehlerliste zeigt Ihnen die Tage an, an denen sich die Differenz zwischen Debitorenkonto und Saldo der offenen Debitoren verändert. Das sind genau die Tage, an denen Fehler vorkommen. Eine Differenz kann nun eine oder mehrere der folgenden Ursachen haben:

• In der Buchhaltung ist eine Buchung zuviel oder zuwenig auf dem Debitorenkonto (im Soll oder Haben).
• Im Debitorenmodul fehlt ein Debi oder ist einer zuviel an jenem Tag. Das kann sowohl im Eingangsdatum, als auch im Fälligkeitsdatum sein.

Um die Differenz zu finden, vergleichen Sie nun genau, die Buchungen auf dem Debitorenkonto mit den Debis im Debitorenfenster:

• Zu jeder Buchung im Soll sollte genau ein Debi mit dem selben Betrag und dem selben Rechnungsdatum bestehen. Mahnzeilen dürfen Sie hier nicht berücksichtigen.
• Zu jeder Buchung im Haben sollte genau ein Debi mit dem selben Betrag und dem selben Bezahldatum bestehen. Berücksichtigen Sie hier auch die Mahnzeilen.
• Es sollte keine Debis haben an dem Datum (sowohl Eingang als auch Fälligkeit) zu denen es keine Buchung gibt.

Wahrheit finden

Sobald Sie die Differenz gefunden haben, müssen Sie überprüfen, was die Wahrheit ist:

• Bei einer Differenz in einer Soll-Buchung bzw. im Rechnungsdatum eines Debis: Schauen Sie bei Ihren physischen ausgehenden Rechnungen nach, wann Sie diese Rechnung wirklich verschickt haben und wie hoch sie wirklich war.
• Bei einer Differenz in einer Haben-Buchung bzw. im Fälligkeitsdatum eines Debis: Schauen Sie bei Ihren physischen Bankbelegen nach, wann der Zahlungseingang der Rechnung wirklich war und wie hoch sie wirklich war.

Fehler korrigieren

Fehler im Debitorenkonto

Falls nun der Fehler im Debitorenkonto ist und im Debitorenmodul alles richtig ist (=der Realität, den Belegen entspricht), dann korrigieren Sie die entsprechende Buchung im Fenster Buchhaltung:Multibuchungen. Falls die Buchung im Debitorenkonto fehlt, erstellen Sie sie.

Fehler im Debitorenmodul

Dieser seltenere Fall ist etwas komplizierter zu korrigieren. Setzen Sie sich mit pro_File GmbH in Verbindung, wir helfen Ihnen weiter.

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